Siaran pers adalah elemen penting dari setiap strategi Public Relations (PR). Siaran pers ini berisi berbagai informasi detail misalnya produk yang baru dirilis, pengumuman acara, dan hal-hal yang memiliki nilai berita yang dilakukan oleh perusahaan. Sebagai seorang yang bekerja di PR agency, tugas saya adalah membantu klien untuk mendapatkan exposure di media – dan salah satu langkah pertama yang biasanya saya dan tim lakukan adalah menulis siaran pers yang baik untuk mewakili klien kami.
Siaran pers yang baik lebih dari sekedar memberi informasi kepada media dan industri pada umumnya tentang perkembangan terkini perusahaan Anda. Siaran pers juga harus memperhatikan kepentingan atau ketertarikan jurnalis, yang mungkin ingin menggali lebih dalam lagi mengenai isi siaran pers yang Anda kirimkan. Membuat siaran pers yang bagus sering kali merupakan langkah awal untuk mendapatkan liputan di media – sehingga dengan demikian, ini juga akan mempengaruhi visibilitas dan meningkatnya pelanggan baru perusahaan Anda.
Penting untuk diingat bahwa jurnalis dibanjiri dengan kiriman siaran pers setiap hari, sehingga siaran pers yang Anda kirim harus lebih menonjol dari yang lainnya agar mendapat perhatian dari si jurnalis. Format siaran pers biasanya baku atau formal dan isi dari siaran pers harus detail.
Berikut tips untuk menulis siaran pers baik yang akan membuat perusahaan Anda terlihat profesional, mudah diakses, dan menarik bagi jurnalis:
1. Membuat headline atau judul yang menarik perhatian – sama halnya dengan artikel majalah, buku, atau pamflet promosi, judul adalah yang paling penting. Judul yang kuat akan membuat jurnalis tertarik untuk membaca isi siaran pers Anda. Buat lah judul yang menarik dan akurat.
2. Tulis poin-poin penting di paragraf pertama – karena jurnalis adalah orang-orang yang sibuk, Anda harus beranggapan bahwa mereka hanya akan membaca kalimat pertama dan kemudian melihat sekilas untuk paragraf berikutnya. Setiap pesan inti dari siaran pers harus ditulis dalam beberapa kalimat pertama, dan paragraf selanjutnya untuk informasi pendukung.
3. Informasi vs. promosi – aturan penting siaran pers yang efektif adalah untuk menghindari bahasa dan konten promosi yang mencolok. Baik perwakilan media maupun pembacanya cenderung tidak tertarik pada promosi dagangan. Tetapi mereka menginginkan materi yang informatif dan memberi wawasan tanpa ada unsur jualan.
4. Pastikan tata bahasa sudah sempurna dan tidak ada salah ketik – periksa kembali siaran pers dengan meminta beberapa orang membaca dan mengoreksinya sebelum Anda menyebarkannya ke jurnalis.
5. Sertakan kutipan dari perwakilan perusahaan – kutipan dari perwakilan perusahaan atau orang yang berkaitan langsung dengan produk /acara dapat memberikan elemen manusia untuk siaran pers, serta menjadi sumber informasi yang kredibel.
6. Sertakan nomor telepon atau alamat email untuk dihubungi – hal umum yang membuat siaran pers tidak efektif adalah kurangnya informasi kontak untuk dihubungi oleh wartawan. Oleh karena itu, jangan pernah lupa untuk menyertakan alamat email dan nomor telepon pada siaran pers.
7. Sebisa mungkin cukup satu halaman atau maksimal dua halaman – dalam penulisan yang baik, biasanya semakin pendek akan semakin bagus, sehingga sebisa mungkin padatkan informasi-informasi penting dalam satu atau dua halaman saja supaya lebih nyaman dibaca.
8. Sertakan link-link yang relevan ke website – karena siaran pers yang bagus maksimal cukup dua halaman saja, Anda sebaiknya memberi link-link yang relevan dengan isi siaran pers ke website perusahaan Anda. Dengan demikian jurnalis dapat mempelajari lebih lanjut tentang perusahaan Anda tanpa harus mencarinya sendiri yang tentu saja akan memakan banyak waktu.
(oleh Siti Aisyah, praktisi Public Relations; referensi dari berbagai sumber)