Salah satu aspek paling penting dari kegiatan Public Relations adalah media relations. Media relations dapat digambarkan sebagai interaksi perusahaan dengan editor, reporter dan jurnalis. Media bisa berupa surat kabar, radio, televisi, dan internet. Tujuannya adalah untuk mengkomunikasikan pesan, cerita atau informasi yang layak diberitakan ke masyarakat menggunakan outlet media yang sesuai.
Hubungan jangka panjang dengan media adalah hal yang paling penting, Anda bisa mendapatkan kepercayaan dari wartawan dengan membangun hubungan baik dengan mereka. Ketika hubungan yang baik sudah terjalin, mereka mungkin akan lebih memperhatikan informasi yang Anda sampaikan, dan tentu saja meningkatkan peluang Anda untuk mendapatkan liputan media.
Dengan mengembangkan dan menjaga hubungan yang kuat dengan jurnalis, blogger, dan penulis konten dapat memberikan Anda akses ke masyarakat luas melalui outlet media yang mereka wakili.
Lalu bagaimana cara membangun hubungan yang kuat dengan media? Berikut beberapa tips yang dirangkum dari pengalaman pribadi:
- Identifikasi Wartawan Berpengaruh di Industri yang Anda Geluti – Anda bisa mencari informasi nama penulis melalui artikel-artikel di kolom tertentu. Misalnya Anda menggeluti bidang properti, maka cari lah nama wartawan yang menulis artikel di kolom properti. Setelah itu, Anda bisa mendapatkan kontaknya melalui nomor telepon kantor, atau media sosial seperti LinkedIn.
- Perkenalkan Diri Terlebih Dahulu – membangun hubungan dengan media terkadang cukup simple, misalnya dengan memperkenalkan diri Anda ke wartawan ketika bertemu di suatu acara, tanyakan topik apa yang mereka yang liput, dan jika sesuai dengan yang Anda minati, Anda bisa mencoba untuk menawarkan/ pitching cerita yang Anda miliki. Dari perkenalan ini, Anda bisa terus menjaga komunikasi secara teratur agar hubungan semakin kuat.
- Selalu Update Daftar Media – kontak media akan terus berubah, misalnya karena wartawan mendapatkan tugas baru atau pindah ke kantor baru. Oleh karena itu, penting untuk selalu (bisa setiap bulan) memperbaharui daftar media secara teratur untuk menjaga semua kontak media.
- Hargai Waktu Wartawan – wartawan selalu sibuk dengan keterbatasan waktu yang mereka miliki, dan karena mereka selalu dihadapi dengan deadline. Pastikan Anda tidak menghubungi wartawan di jam deadline mereka atau ketika mereka sedang liputan pada acara yang sangat penting. Sebelum Anda menelepon wartawan, Anda bisa menanyakan terlebih dahulu lewat pesan WhatsApp apakah wartawan tersebut bisa dihubungi sekarang atau tidak, tanyakan kapan mereka bersedia.
- Selalu Siap Ketika Dibutuhkan – hubungan yang baik adalah hubungan yang berjalan dua arah. Bukan hanya ketika Anda memiliki cerita yang ingin dibagikan tetapi Anda juga harus harus selalu siap ketika mereka membutuhkan bantuan Anda. Terkadang, seorang wartawan akan menghubungi Anda meminta tambahan informasi dan Anda harus siap untuk membantu mereka. Dengan begitu, Anda akan mendapat kepercayaan sebagai sumber informasi yang berkualitas dan hubungan yang terjalin akan semakin kuat.
- Menjaga Komunikasi di Luar Pekerjaan – menjaga hubungan dengan wartawan tidak hanya harus dalam lingkup pekerjaan. Anda boleh saja memberikan selamat ketika mereka berulang tahun, mendapatkan promosi jabatan, atau ketika momen-momen tertentu seperti perayaan tahun baru, Lebaran atau Natal.
Kunci dari kegiatan media relations adalah konsistensi. Praktisi PR bisa mengadakan pertemuan tidak formal untuk sekadar sharing santai secara rutin seperti misalnya mengundang makan siang atau karaoke bersama untuk tetap menjaga serta mempererat hubungan yang telah terjalin.
(Oleh Siti Aisyah; praktisi Public Relations)