Sebagai seorang praktisi Public Relations (PR) kita harus siap dihadapkan dengan berbagai keadaan. PR harus siap menghadapi keadaan baik maupun keadaan buruk. Seperti yang kita ketahui jika krisis bisa terjadi kapan saja. Seandainya kita dihadapkan dengan krisis, perusahaan atau klien kita harus malakukan interview dengan media atau jurnalis. Maka sebagai PR kita harus mempersiapkan spokesperson yang ditunjuk untuk merepresentasikan perusahaan. Ini biasa disebut juga dengan media training.
Tujuan dari media training sendiri adalah mempersiapkan spokesperson menghadapi situasi yang sulit pada saat interview dengan media. Misalnya spokesperson tidak siap dengan pertanyaan yang dihadapkan oleh jurnalis, atau bisa saja spokesperson kurang bisa menyampaikan pesan utama yang ingin disampaikan. Apapun situasi nya PR haruslah memberikan media training ini kepada orang yang ditunjuk sehingga orang tersebut siap akan segala situasi dan pertanyaan pada saat interview.
Berikut adalah beberapa poin untuk media training dan bisa membantu spokesperson kita untuk sukses dalam melaksanakan interview dengan media.
- Tujuan interview
Dalam mempersiapkan spokeperson untuk melakukan interview, kita perlu memahami betul tujuan kenapa interview ini dilaksanakan. Pastikan tujuan tersebut bisa sejalan dengan keputusan untuk melaksanakan interview itu sendiri. Jika tujuan dari interview ini adalah upaya untuk membela cerita negatif, maka sebaiknya statement tertulis menjadi solusi yang lebih tepat. Menempatkan spokesperson untuk wawancara ketika tidak ada keuntungan dari melakukannya dapat berisiko memperburuk situasi karena di bawah tekanan spokesperson bisa mengatakan sesuatu yang kemudian bisa disesali dan bisa memberikan potensi baru untuk krisis.
- Cari tahu tentang media atau siapa yang akan menginterview
Mencari tahu tentang siapa yang akan menginterview akan memudahkan kita untuk mempersiapkan spokesperson. Mencari tahu tentang media dan juga tulisan-tulisan yang mereka tulis sebelumnya. Sehingga kita bisa mempersiapkan angle ataupun topik yang sesuai dengan media ataupun desk dari jurnalis tersebut sehingga, pesan yang akan kita sampaikan bisa sesuai dengan apa yang diinginkan media untuk disampaikan secara lebih menarik dan juga bisa mencapai ke target lebih efektif.
- Siapkan pertanyaan-pertanyaan yang mungkin ditanyakan
Setelah mencari tahu tentang media dan juga jurnalis yang akan melaksanakan interview. Kita bisa mengira-ngira pertanyaan yang akan ditanyakan. Tentu dengan pertanyaan-pertanyaan ini akan mempersiapkan spokesperson untuk menjawabnya dengan baik. Yang penting juga kita harus mengantisipasi pertanyaan-pertanyaan sulit dari jurnalis, supaya spokesperson yang ditunjuk bisa benar- benar siap dan bisa mengendalikan situasi.
- Pahami key message
Kita harus memastikan spokesperson memahami betul key message yang ingin disampaikan. Perlu diingat juga pada dasarnya interview dengan media adalah kesempatan bagi kita untuk memasarkan produk atau jasa kita. Ini merupakan salah satu peluang publisitas yang baik. Tapi kita juga perlu ‘mengemas’ key message tadi dengan baik, sehingga tidak terkesan sedang menjualnya. Karena jika terkesan terlalu menjual, kemungkinan itu tidak akan dipakai oleh jurnalis tersebut, dan kita akan kehilangan kesempatan untuk menyampaikan key message kita.
- Fakta
Kita perlu menyiapkan beberapa fakta untuk mendukung segala jawaban ataupun statement yang akan keluar dari spokesperson. Fakta-fakta ini akan membantu spokesperson untuk menyampaikan pesan yang ingin disampaikan dan menambah kredibilitas perusahaan juga.
- Persiapan di depan kamera
Salah satu hal sulit yang banyak orang alami saat media training adalah kemampuan untuk merasakan menjawab pertanyaan secara alami saat berada di depan kamera. Latihan di depan kamera juga bisa membuat spokesperson bisa lebih familiar dengan kamera.
Practice does not make perfect. Only perfect practice makes perfect. ~ Vince Lombardi
(oleh Fitri Frisdianti, praktisi Public Relations; referensi dari berbagai sumber)