Profesional PR memainkan peran penting dalam komunikasi krisis. Selama krisis, tujuan utama departemen PR adalah untuk memberi tahu semua pihak yang berkepentingan tentang situasi saat ini, potensi risiko, dan tindakan yang direncanakan. Rencana krisis yang disiapkan dengan baik harus berisi jenis pesan pertama yang akan dibagikan ke khalayak. Pesan umum ini akan mengembalikan kepercayaan pada organisasi dan memberi waktu untuk menyelidiki masalah yang dihadapi. Berikut beberapa krisis PR Tips yang yang dapat membantu untuk menyusun strategi komunikasi:
- Mengantisipasi Krisis Terlebih Dahulu
Pertama dan terpenting, Anda harus merencanakan krisis sebelumnya daripada menunggu hal itu terjadi. Jika Anda realistis tentang kemajuan, Anda harus menyadari bahwa situasi kritis seperti itu tidak terduga dan dapat terjadi pada saat yang paling tidak Anda harapkan. Inilah sebabnya mengapa Anda seharusnya tidak mengharapkan yang terbaik melainkan yang terburuk dan bersiaplah untuk itu. Dengan menyiapkan rencana PR krisis sebelumnya, Anda mempersenjatai diri dengan alat yang tepat yang Anda butuhkan selama krisis untuk berkomunikasi dengan baik dengan audiens Anda.
- Prioritaskan Tindakan yang Tepat Saat Menjalankan Rencana PR Krisis Anda
Setelah krisis terjadi, Anda sudah memiliki rencana untuk diikuti. Jika Anda tidak yakin cara membuatnya sendiri, Anda dapat menyewa penulis profesional untuk membuat rencana PR krisis untuk Anda atau membantu Anda membuatnya. Bagaimanapun, setelah Anda mulai menggunakan rencana yang Anda buat untuk krisis tertentu, akan jauh lebih mudah untuk memastikan bahwa segala sesuatu berjalan lancar untuk Anda atau klien Anda
- Memantau dan Menilai Sentimen Publik
Pada saat krisis tentu saja Anda harus logis saat merespons krisis dan berkomunikasi dengan audiens. Sebelum berkomentar tentang krisis, Anda perlu menyelidiki fakta dan mengidentifikasi siapa yang terpengaruh. Tim tanggapan Anda harus membantu Anda mengumpulkan semua fakta, sehingga Anda tidak bekerja dengan informasi yang tidak lengkap. Di sisi lain, Anda juga harus berempati dan memahami emosi yang dialami pihak terdampak. Inilah sebabnya mengapa perlu juga memantau dan menilai sentimen publik secara aktif untuk benar-benar memahami pikiran dan perasaan audiens klien Anda dan menanggapinya dengan tepat. Jangan lupa untuk selalu transparan dalam komunikasi PR krisis Anda.
- Bekerjasama dan Menggunakan Tools PR
Saat Anda berkomunikasi selama krisis, ada dua elemen kunci yang harus dipertimbangkan, yaitu sumber daya manusia dan sumber daya teknis. Tim Anda akan bekerja dengan klien Anda untuk melaksanakan komunikasi sambil menggunakan alat khusus untuk melakukannya secara efisien. Penting untuk menggunakan kedua jenis sumber daya ini daripada hanya mengandalkan salah satunya. Tim Anda harus dilatih untuk berkomunikasi dengan benar selama berbagai jenis krisis. Jika Anda tidak memiliki cukup karyawan dalam tim untuk mengelola semuanya, Anda dapat mengalihdayakan beberapa tugas ke tim atau kontraktor klien Anda.
- Belajar dari Krisis Sebelumnya
Belajar dari krisis sebelumnya agar dapat menangani krisis di masa depan dengan lebih efektif dan efisien. Jangan lengah begitu krisis berakhir, tetap perhatikan tindakan, status bisnis klien, dan sentimen publik saat ini. Pertimbangkan setiap kesalahan yang Anda buat dan bagaimana Anda dapat menghindarinya di masa depan. Pikirkan tentang apa yang berhasil dan bagaimana agar dapat menggunakan praktik ini dalam krisis di masa mendatang. Selalu bertujuan untuk meningkatkan keterampilan komunikasi agar strategi PR krisis Anda tetap mutakhir dalam jangka panjang.
(oleh Irianty, praktisi Humas – Referensi dari berbagai sumber)