Sesi Tanya Jawab (Questions & Answers) merupakan bagian penting dari acara Konferensi Pers, informasi yang didapatkan dari sesi Q&A akan melengkapi laporan reporter dalam membuat berita.
Berdasarkan pengalaman, biasanya tuan rumah paling ‘malas’ dalam menghadapi sesi Q&A. Ini disebabkan karena kekurang-siapan mereka dalam menghadapi pertanyaan-pertanyaan reporter, yang sering kali pertanyaan mereka sangat mendetil (dan wajib harus ada ‘angka’, statistik), bahkan kadang ada pertanyaan yang tidak relevan, diluar konteks topik, serta penuh dengan kejutan-kejutan (terkait iklim politik saat itu). Sering tuan rumah kelabakan, karena tidak siap, tampak kurang percaya diri, dan memberi kesan tidak profesional – memberi cerminan perusahaan yang Anda wakilkan.
Menyelenggarakan suatu Konferensi Pers tentunya akan mengerahkan tenaga dan biaya yang relatif besar, berarti Anda sudah harus siap memberi pelayanan yang terbaik, menyajikan informasi yang bermanfaat bagi para reporter yang Anda undang.
Dengan era keterbukaan yang transparan, bentuk komunikasi seharusnya dua-arah, reporter diberi kesempatan bertanya kembali setelah Anda memberi informasi kepada mereka, sampai rasa penasaran mereka bisa terjawab. Masing masing reporter memiliki agenda tersendiri, jadi informasi yang mereka perlukan bisa berbeda satu sama lain, dan bisa dari sudut pandang yang berbeda.
Ada beberapa tips yang penting untuk Anda perhatikan jika Anda ditunjuk sebagai Juru Bicara organisasi:
- FAQ
Sebelum hari-H, pastikan Anda sudah menguasai latar belakang, konten dan topik/tema Konferensi Pers; siapkan minimal 10 Frequently Asked Questions & Answers atau FAQ (pertanyaan-pertanyaan yang telah diantisipasi dengan jawaban-jawabannya); pastikan lembar FAQ berisi Pesan Inti (Key Messages) khusus untuk acara ini.
- Jujur
Hindari memberi jawaban berasumsi, sekalipun Anda sudah terpojok karena reporternya gigih dengan bertubi-tubi pertanyaan, yang ternyata jawabannya tidak ada di lembar FAQ Anda. Untuk menghindari kesalah pahaman, atau salah dikutip, apalagi peliputan informasi yang tidak akurat, sebaiknya Anda jujur, bisa menjawab “Saat ini saya belum ada jawaban yang tepat buat Anda, coba saya cek dulu, nanti xx jam lagi tim PR saya akan menghubungi Anda dengan jawabannya, silahkan tinggalkan nomor dan data kontak Anda yang bisa kami hubungi.”.
- Pegang Kendali
Karena Anda tuan rumah acara, Anda punya kendali terhadap keseluruhan acara termasuk sesi Tanya Jawab. Tugas MC untuk mengingatkan atau memohon supaya pertanyaan-pertanyaan reporter diharapkan masih dalam konteks acara, dan sesuai dengan tema/topik acara.
Salah satu alat yang efektif dalam mengendalikan pemberitaan, berikan kepada masing masing para tamu reporter satu set Media Kit, yang isinya terdiri dari Siaran Pers, Latar Belakang, Lembar Fakta, dan foto pendukung. Seharusnya dalam Siaran Pers sudah ada Pesan Inti maksud dari acara Konferensi Pers.
Karena Anda tuan rumah, jangan lupa untuk bersikap akomodatif, positif thinking, karena tujuan Anda menyelenggarakan Konferensi Pers adalah untuk memberi informasi selengkap mungkin, yang bermanfaat untuk kedua belah pihak. Sebagai tuan rumah, kendali acara ada ditangan Anda.
- Fakta
Jika Anda memberikan fakta yang lengkap, seperti jumlah investasi, jumlah pekerja, jumlah armada, peningkatan penghasilan, rugi dan laba, para reporter akan berterima kasih kepada Anda.
Jawaban yang abstrak kurang disukai oleh reporter, karena selain kurang informatif – bukan yang mereka butuhkan. Nah, bagaimana kalau ‘angka-angka’ ternyata bersifat rahasia perusahaan? Anda bisa memberi ‘angka’ tersebut dalam bentuk persentase peningkatan atau pertumbuhan.
Tahukan Anda, jika Anda tidak memberi fakta, media akan mencari sendiri ke pesaing Anda, atau mendapatkannya dari sumber yang belum tentu akurat. Hal ini nantinya dapat merugikan Anda dan organisasi Anda.
- Off the Record & No Comment
Sudah menjadi kenyataan, jika Anda memberi informasi kepada reporter tetapi sebelumnya Anda wanti-wanti kalau informasinya “off the record”, jangan kecewa kalau ternyata akan menjadi “on the record”.
Sejak beberapa dekade terakhir, para narasumber banyak yang mengucapkan ‘no comment’ kepada media. Mereka mengisyaratkan gerak-gerik yang sangat defensif, menutup-nutupi, dan terkesan berbohong. Hindari penggunaan kata yang defensif ini atau ‘no comment’ kepada media, karena berkonotasi negatif. Bersikap jujur dengan jawaban Anda, atau Anda bisa menjawab “Saat ini saya tidak dapat memberi komentar”.
- Wawancara One-on-One
Wawancara one-on-one biasanya berlangsung setelah acara Konferensi Pers selesai. Pertemuan eksklusif antara narasumber dengan reporter, bisa dengan satu atau lebih dari satu reporter. Jangan lewatkan kesempatan baik ini dimana Anda dapat menyampaikan Pesan Inti perushaan kepada reporter disela sela wawancara ekslusif ini.
Jangan khawatir jika ada beberapa reporter yang mencari berita negatif, ini hal yang sangat lumrah. Ingat, kendali ada ditangan Anda, sebaiknya Anda tetap percaya diri, dan berpegang teguh dengan apa saja yang dapat Anda sampaikan diacara tsb. Pastikan Anda tetap bersikap kalem dan meyakinkan. Jangan lupa senyum, karena tugas Anda adalah melayani, menjadi tuan rumah, dan memberi informasi sebagai nara sumber, nara sumber yang bisa dipercaya.
- Cermin Perusahaan
Reporter memandang Anda sebagai narasumber organisasi yang Anda wakili. Jadi pertanyaan-pertanyaan yang dilontarkan media sebenarnya ditujukan kepada organisasi bukan kepada Anda secara pribadi. Peran Anda adalah sebagai perantara, dan sebagai narasumber. Perusahaan sudah memberi kepercayaan penuh kepada Anda, sementara perilaku Anda dimata media merupakan cerminan dari perusahaan.
Jadilah narasumber yang handal, profesional dan bisa diandalkan media.
Sumber foto: dok. bw communications