Pandemi COVID-19 membuat semua kegiatan yang melibatkan pertemuan dengan orang banyak harus dibatalkan atau ditunda, salah satunya berbagai acara konferesi pers. Namun, dengan bantuan teknologi di masa modern ini, kondisi seperti ini bisa diatasi dengan mengadakan konferensi pers secara virtual. Banyak sekali pilihan platform yang menyediakan layanan konferesi jarak jauh, salah satunya seperti aplikasi Zoom atau Google Meet.
Apa saja yang harus dipersiapkan untuk menyelenggarakan konferensi pers virtual?
- Pelajari teknologinya – Dengan banyaknya pilihan platform atau aplikasi konferensi jarak jauh, sebaiknya gunakan aplikasi yang banyak orang sudah familiar dan ringan (tidak terlalu banyak fitur yang kompleks) agar tidak membebani kuota internet peserta konferensi pers, serta pertimbangkan aplikasi mana yang memungkinkan Anda mengirim link undangan bagi mereka yang tidak memiliki aplikasi tersebut untuk hadir.
- Menyiapkan link acara – Setelah menentukan platform apa yang ingin Anda gunakan, tentukan waktu untuk mengadakan konferensi pers, setelah itu buatlah link mengenai acara tersebut yang bisa dibagikan kepada media.
- Mengirim undangan – Sama seperti konferensi pers biasa, Anda juga perlu mengirim undangan kepada media-media yang ditargetkan dan melakukan follow-up untuk mengkonfirmasi siapa saja yang akan hadir di acara konferensi pers tersebut. Setelah itu, bagikan link kepada jurnalis yang sudah melakukan konfirmasi kehadiran.
- Siapkan moderator atau MC profesional dan berpengalaman – Peran MC dalam konferensi pers virtual sangat penting. MC harus bisa membuat peserta tetap terhibur, ikut aktif dan terlibat agar memudahkan transisi antar segmen. Mungkin sulit untuk menyambut dan memperkenalkan diri Anda kepada penonton saat Anda tidak berada di sana secara langsung, jadi menyewa MC yang berpengalaman dalam acara online dan tahu cara menciptakan suasana yang menarik akan sangat membantu.
- Siaran pers – Meskipun konferensi pers digelar secara virtual, tim PR tetap harus menyiapkan siaran pers yang dibagikan kepada wartawan ketika acara berlangsung melalui email. Jadi, pastikan untuk meminta email wartawan yang akan hadir sebelum konferensi pers di mulai.
- Operator teknis – Dalam menyelenggarakan konferensi pers virtual, sebaiknya ada orang yang bertindak sebagai operator teknis untuk menangani berbagai kemungkinan permasalahan teknis yang mungkin muncul selama acara berlangsung, misalnya koneksi internet putus, suara tiba-tiba hilang. Operator harus stand-by sehingga bisa segera mengatasi permasalahan dengan cepat.
- Latihan – Pastikan untuk melakukan latihan sebelum konferensi pers virtual dilaksanakan yang melibatkan seluruh petugas dan pengisi acara, misalnya seminggu atau paling lambat dua hari sebelum acara. Hal ini untuk memastikan semua orang memahami cara kerja platform atau aplikasi konferensi virtual yang digunakan dan bisa meminimalisir kesalahan yang mungkin terjadi saat acara.
Lalu bagaimana agar konferensi pers virtual berjalan dengan efektif? Berikut beberapa tipsnya:
- Buat sesederhana mungkin – Gunakan waktu secara efisien dan fokus pada pesan-pesan utama yang ingin disampaikan sehingga acara tidak berlangsung terlalu lama dan media yang hadir tidak bosan.
- Buat pengumuman di awal – Infokan hal-hal seperti bagaimana dan kapan media dapat mengirimkan pertanyaan di awal acara. Ini akan menghindari kebingungan dan memastikan tidak ada yang mengajukan pertanyaan pada saat yang tidak tepat selama konferensi pers berlangsung.
- Adakan sesi tanya jawab – Tanya Jawab dalam konferensi virtual mungkin akan lebih baik daripada secara langsung, di mana perwakilan media terkadang ragu untuk mengajukan pertanyaan di depan banyak orang. Dengan konferensi pers virtual, jurnalis dapat dengan mudah mengarahkan pertanyaan mereka ke MC secara real-time. Strategi yang baik adalah membiarkan peserta mengajukan pertanyaan mereka lewat fitur chat, sehingga MC kemudian dapat memilih pertanyaan yang relevan dan bertanya kepada juru bicara satu per satu. Ini juga cara yang bagus untuk tetap mengontrol waktu.
- Siapkan waktu tambahan – Terkadang konferensi pers akan berlangsung lebih lama dari yang diharapkan. Penyelenggara acara sebaiknya mempersiapkan waktu tambahan dan memberi tahu peserta jika konferensi pers akan berlangsung lebih lama daripada yang diperkirakan.
- Sediakan informasi pendukung – Buat dokumen ringkasan konferensi pers yang dapat diakses dan didistribusikan ke outlet media yang hadir. Anda juga dapat memberi mereka dokumen pendukung lainnya yang dapat membantu mereka membuat laporan tentang topik konferensi pers seperti siaran pers.
- Arsipkan semua dokumen – Pastikan semua sumber presentasi dan/ atau video dapat diakses untuk referensi di kemudian hari, baik oleh Anda maupun media yang hadir. Anda dapat merekam konferensi acara sehingga ada catatan tentang apa yang dibicarakan. Rekaman ini juga dapat membantu membuat Minutes of Meeting, atau didistribusikan ke orang-orang yang tidak dapat menghadiri konferensi pers.
(Oleh Siti Aisyah, praktisi Public Relations; referensi dari berbagai sumber)