Konferensi pers adalah pertemuan orang-orang penting dari perusahaan atau organisasi dengan wartawan dalam format tanya jawab. Orang-orang Public Relations (PR) cenderung menyukai konferensi pers karena biasanya melalui konferensi pers sebuah organisasi atau brand akan mendapatkan atensi dari media.
Namun, konferensi pers bukanlah acara yang mudah atau santai. Ini adalah acara besar dan hanya boleh dilakukan jika Anda memiliki informasi penting untuk diumumkan. Jika Anda menjadwalkan konferensi pers setiap bulan, atau setiap minggu, bisa jadi media tidak akan hadir.
Jadi kapan Anda perlu menyelenggarakan konferensi pers?
1. Ketika Anda memiliki berita besar untuk diumumkan
Konferensi pers biasanya diselenggarakan hanya untuk mengumumkan berita besar, sesuatu yang Anda ingin sebarkan kepada publik secepat mungkin. Misalnya ketika perusahaan Anda meluncurkan produk baru, menunjuk Brand Ambassador, atau mengumumkan pencapaian perusahaan.
2. Ketika sebuah berita ingin disebarkan
Jika Anda akan mengadakan konferensi pers, Anda harus melakukannya saat berita memang ingin disebarkan saat itu juga. Berita itu harus fresh. Tidak ada alasan bagi reporter mana pun untuk datang ke konferensi pers Anda jika beritanya sudah bocor dan tersebar. Satu-satunya pengecualian adalah jika Anda menanggapi bencana, meskipun demikian, konferensi pers harus menjadi yang pertama kalinya dimana Anda memberikan tanggapan formal, atau Anda harus memiliki sesuatu yang baru untuk dibagikan kepada media.
3. Ketika harus mengumumkan sesuatu dengan format tanya jawab
Ada alasan mengapa presiden sering mengadakan konferensi pers, yaitu karena isu yang dibicarakannya rumit dan membutuhkan dialog dua arah dengan media. Jika perusahaan Anda berada di tengah-tengah kontroversi yang rumit atau baru saja meluncurkan strategi baru yang kompleks untuk mengubah cara dunia mengonsumsi energi, misalnya, kemungkinan wartawan akan memiliki beberapa pertanyaan. Dalam hal ini, setiap orang – perusahaan Anda, reporter, dan masyarakat umum – akan mendapat manfaat dari konferensi pers. Jika tidak, konferensi pers hanya membuang-buang waktu dan bisa merusak kredibilitas Anda di mata wartawan.
Dan sebaiknya Anda tidak perlu menyelenggarakan konferensi pers
1. Ketika siaran pers sudah cukup memberikan informasi
Apakah Anda bisa memadatkan semua informasi yang ingin Anda kirimkan kepada wartawan menjadi satu atau, paling banyak, dua halaman siaran pers? Dan apakah pertanyaan lanjutan bisa ditangani melalui telepon? Jika jawabannya iya, maka tidak ada alasan untuk mengadakan konferensi pers.
2. Ketika target audiens Anda jauh
Di zaman sekarang ini, hanya sedikit outlet media selain yang besar yang memiliki anggaran untuk mengirim reporter mereka ke acara Anda. Jika Anda mengadakan konferensi pers, Anda bisa saja mendapatkan lebih sedikit liputan daripada melalui siaran pers.
3. Ketika Anda ingin menjaga kredibilitas Anda
Jika reporter datang ke acara konferensi pers dan tidak mendapatkan detail penting atau informasi orang dalam, kredibiltas tim PR dan perusahaan Anda akan dipertanyakan. Jika reporter merasa konferensi pers Anda saat ini telah menyia-nyiakan waktunya, kemungkinan reporter tersebut tidak akan datang di konferensi pers Anda berikutnya.
Jika Anda membuat keputusan bahwa sudah waktunya untuk mengadakan konferensi pers, Anda harus memiliki tujuan yang jelas dari konferensi pers ini. Ada banyak detail dalam perencanaan konferensi pers, tetapi berikut beberapa langkah untuk mengadakan konferensi pers:
- Identifikasi tujuan konferensi pers Anda.
- Tentukan pesan yang ingin Anda bagikan dalam konferensi pers.
- Tentukan lokasi konferensi pers.
- Atur tanggal dan waktu konferensi pers.
- Undang media dan tamu.
- Persiapkan juru bicara Anda – satu atau dua pembicara. Pastikan mereka dipersiapkan dengan poin-poin pembicaraan untuk menyampaikan pesan yang telah ditentukan.
(Oleh Siti Aisyah, praktisi Public Relations; referensi dari berbagai sumber)