Familirization (FAM) trip atau kadang juga disebut media tour adalah kesempatan bagi media untuk mendapatkan pengalaman langsung dengan brand atau produk dan servis klien. Dengan menawarkan pengalaman ini, Public Relations (PR) dapat memperoleh cerita yang komprehensif dan mendalam dari target media-media. Meskipun FAM trip umumnya dilakukan oleh organisasi yang bergerak di bidang pariwisata seperti badan pariwisata atau perhotelan, tetapi bidang industri lain bisa saja melakukannya, seperti membawa media ke kantor pusat perusahaan untuk mengetahui lebih banyak tentang brand heritage perusahaan, mengundang media untuk meliput acara peluncuran internasional, atau bertemu dengan desainer sebuah produk.
Berikut beberapa tips agar FAM trip berjalan lancar dan Anda bisa mendapatkan liputan mendalam dari media yang Anda undang:
- Buat itinerary. Seperti perjalanan lainnya, merencanakan itinerary untuk FAM trip sangatlah penting dan harus menjadi prioritas utama. Jika ini perjalanan ke negara lain, pastikan semuanya mulai dari visa, tiket, transportasi hingga hotel sudah diurus sebelumnya. Rencanakan itinerary dan sertakan setiap detail dari program perjalanan.
- Targetkan media. Pilih media-media yang sesuai berdasarkan target audiens, anggaran klien dan tujuan dari FAM trip. Jika tujuan FAM trip untuk meliput acara fashion show, maka pilih media-media khusus fashion atau media-media yang memiliki kolom fashion.
- Tetapkan ekspektasi. Diskusikan ekspektasi Anda terhadap liputan media sebelum perjalanan dimulai sehingga Anda dan media sudah sama-sama menyepakati di mana artikel akan dipublikasikan, panjang dan frekuensi artikel, berapa kali posting di media sosial, dll.
- Atur waktu untuk media briefing sebelum berangkat. Ini sangat penting dilakukan untuk memberikan media gambaran dan informasi di awal mengenai itinerary dan tujuan dari FAM trip ini. Ini juga menjadi kesempatan untuk menginformasikan peserta FAM trip apa saja yang perlu dibawa dalam perjalanan ini, misalnya sepatu olahraga, dress code untuk acara formal, dll.
- PR juga bertindak sebagai tour guide. Mulai dari mengatur pemesanan hotel, visa dan tiket pesawat, hingga memilih restoran yang tepat untuk welcome dinner dapat menjadi bagian dari persiapan untuk media trip. Tim PR harus menjelaskan secara detail seperti apakah ada yang vegetarian atau atau alergi makanan, masa berlaku paspor, ketersediaan Wi-fi, dress code untuk acara tertentu, dll.
- Jadikan FAM trip ini layak diberitakan dan menyenangkan. Jika perjalanan ini untuk meliput festival khusus, berikan tips-tips kepada media tentang cara menghadiri festival untuk tahun berikutnya, kegiatan di balik layar, wawancara dengan artis, atau informasi dari orang dalam untuk dibagikan dengan pembaca.
- Buat jadwal yang realistis dan alokasikan waktu untuk bersantai. Bepergian, baik di dalam kota atau ke negara lain bisa melelahkan. Luangkan waktu untuk relaksasi di itinerary. Beri media waktu untuk merasakan produk/ layanan/ destinasi dan juga untuk menjelajahi lingkungan sekitarnya. Selain itu, berikan waktu istirahat beberapa jam di hotel setiap hari, sehingga mereka dapat membuat laporan ke kantor mereka.
- Sediakan Wi-fi. Jika Anda juga mengundang social influencer dalam FAM trip, dorong mereka untuk memposting secara real time saat Anda bepergian. Ini adalah cara terbaik untuk memastikan bahwa Anda mendapatkan liputan yang maksimal untuk setiap tempat atau acara yang dikunjungi. Cantumkan situs web, informasi kontak, dan akun media sosial untuk setiap tempat yang Anda kunjungi sehingga dapat ditandai di postingan mereka. Hashtag yang mudah memungkinkan Anda melacak jumlah tayangan media sosial yang diperoleh dari kegiatan FAM trip Anda.
- Membangun hubungan. FAM trip adalah waktu yang tepat untuk membangun hubungan yang kuat dan langgeng dengan media. Luangkan waktu untuk menikmati makan malam atau minum dengan media setelah hari yang melelahkan – ini juga memberi kesempatan untuk mengetahui apakah seorang reporter memiliki masalah dengan itinerary sejauh ini, dan menenangkan kekhawatiran yang mungkin dimiliki.
- Sediakan informasi secara tertulis, serta softcopy dalam dalam USB flash drive. Banyak media yang tidak lagi membawa laptop saat berpergian. Jadi, selain media kit terkini, berikan lembar fakta dengan statistik dan fakta menarik, ditambah beberapa gambar dengan keterangan dan kredit yang dapat digunakan media.
- Follow up. Ini merupakan salah satu bagian terpenting dari FAM trip karena dapat mempengaruhi kualitas liputan dan pesan yang disampaikan di artikel yang ditayangkan. Lihat apakah media memiliki pertanyaan atau saran untuk Anda. Serta, periksa apakah semua informasi yang diterbitkan benar dan up to date.
- Tetap menjaga hubungan. Berikan daftar kontak peserta lain dalam FAM trip kepada semua orang sehingga mereka dapat tetap berhubungan. Jaga agar jalur komunikasi tetap terbuka dan cari tahu apa yang berhasil dan apa yang tidak, serta pelajari dari setiap pengalaman FAM trip.
(Oleh Siti Aisyah, praktisi Public Relations; referensi dari berbagai sumber)