Public Relations(PR) atau Hubungan Masyarakat (Humas) memilki tugas sebagai penghubung antara perusahaan atau organisasi dengan publik. PR juga bertanggung jawab membina, menjaga hubungan baik, dan membangun reputasi perusahaan atau organisasi tersebut. Hubungan baik dengan media oleh PR biasa disebut Media Relations.
Media Relations
Menurut Frank Jefkins Media Relations suatu kegiatan bertujuan untuk mencapai publikasi atau penyiaran secara maksimal. Informasi yang didistribusikan PR merupakan upaya memberikan pengenalan dan pemahaman.
PR juga biasa menyelenggarakan kegiatan event yang bersifat reminder dan bertujuan untuk menjaga loyalitas publik. Sementara itu menurut Sam Black dan Melvin L. Shape, Media Relations merupakan hubungan antara organisasi dengan media secara dua arah atau dua pihak.
Dan menurut Lesly Media Relations adalah kegiatan yang berhubungan dengan media komunikasi untuk menyebarkan publisitas, merespons kepentingan media terhadap organisasi.
Dari penjelasan diatas, Media Relations adalah kegiatan komunikasi PR dalam memberi pemahaman (dalam bentuk informasi), menjembatani dan menjalin hubungan baik antara perusahaan atau organisasi dengan media, dengan harapan perusahaan atau organisasi akan mendapatkan publikasi yang maksimal dan berimbang.
Tujuan Media Relations
Tujuannya antara lain:
- Menjalin dan mempererat hubungan baik antara organisasi dengan media
- Memberi informasi dan mendapat publikasi
- Membangun loyalitas publik dengan penyebaran informasi dan pengenalan produk
- Memakai platform media untuk membentuk opini publik
- Meningkatkan fungsi publisitas di media
Bentuk Kegiatan Media Relations
Kegiatan Media Relations yang dilakukan oleh PR dalam menjaga hubungan dengan media antara lain:
- Konferensi Pers (Press Conference)
Konferensi Pers kegiatan resmi dibuat dengan mengadakan pertemuan khusus dengan media. Dalam kegiatan ini harus ada yang bertindak sebagai narasumber untuk memberikan informasi mewakili perusahaan atau organisasi dalam menjelaskan informasi, rencana, ataupun memberikan informasi perkembangan suatu masalah / isu.
- Kunjungan Pers (Press Tour)
Press Tour adalah kegiatan mengundang jurnalis mewakili media untuk berpartisipasi dalam kunjungan contohnya ke destinasi, kantor pusat, pabrik, untuk meliput acara yang telah diprogramkan. Jurnalis diajak untuk mengunjungi destinasi wisata dan melihat perkembangan dan kegiatan wisata di tempat tersebut.
- Press Gathering
Kegiatan Press Gathering bersifat informal, bisa dalam bentuk jamuan, resepsi, atau seremonial. Kegiatan ini dikaitkan dengan kegiatan ulang tahun perusahaan, olahraga bersama, atau jamuan makan siang bersama. Pada kesempatan ini, perusahaan dapat menyampaikan informasi terkini yang bermanfaat bagi media.
- Press Briefing
Press Briefing adalah kegiatan pers yang resmi, diselenggarakan secara periodik oleh perusahaan atau organisasi. Acara ini dikemas dalam bentuk kegiatan berdialog, berdiskusi, atau sesi sharing bersama dengan media.
Kegiatan Media Relations lainnya yang bersifat tidak formal atau informal adalah kontak pribadi. Kegiatan ini bertujuan untuk menjaga keakraban dengan jurnalis secara professional, diharapkan dapat membuat hubungan dengan media lebih lenggang.
Hubungan professional yang baik, rekan jurnalis dengan mudah akan mendapat akses untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan tentang perusahaan, mereka tidak akan segan untuk meminta bantuan dari PR karena sudah kenal.
Selain itu hal ini memudahkan kita untuk mendapatkan publisitas, jika ada informasi yang mendesak yang perlu disampaikan kepada publik, semoga dengan mudah kita bisa minta tolong kepada jurnalis sekiranya dapat membantu kita.
Kegiatan Media Relations lainnya adalah pertemuan dalam skala kecil dengan beberapa media, dengan makan siang atau sarapan bersama. Dalam kegiatan ini bentuk komunikasinya dua arah, antara perusahaan dengan media.
Seperti layaknya sesi sharing, perusahaan bisa mendapatkan insight tentang perkembangan yang ada di publik tentang tren-tren terkini. Sebaliknya perusahaan dapat menyampaikan informasi perkembangan atau rencana mereka kedepan.
Tips Meningkatkan Keterampilan Media Relations
Beberapa langkah untuk meningkatkan ketrampilan Media Relations:
- Pelajari dan Pahami Media
Sebagai seorang praktisi PR, kita wajib memahami media, apa yang mereka inginkan dari perusahaan. Banyak informasi yang perlu kita sampaikan kepada publik, tapi belum tentu informasi ini cocok dan diinginkan media. Kita harus memahami topik apa yang sesuai dengan kebutuhan media. Sementara kita juga harus pandai mengemas informasi tersebut.
- Pertemuan Dengan Jurnalis
Mengadakan pertemuan dengan skala kecil dengan beberapa jurnalis merupakan salah satu cara untuk meningkatkan keterampilan Media Relations. Kunci dari pertemuan ini adalah buat PR lebih berperan sebagai pendengar yang baik. Manfaat pertemuan ini adalah mencari tahu tentang cara berpikir dan bekerja mereka, tantangan yang mereka hadapi, dan apa yang mereka butuhkan dari kita sebagai seorang PR.
- Media Sosial
Dengan keadaan yang sedang kita hadapi ini, yaitu pandemi virus korona, dimana kita harus menjaga jarak secara fisik, sehingga tidak memungkinkan diadakannya pertemuan tatap muka. Penggunaan media sosial dapat membantu melakukan kontak komunikasi dengan jurnalis melalui platform dan akun media sosial. Yaitu dengan mengikuti mereka di berbagai akun platform mereka. Ini merupakan langkah awal yang baik. Kemudian kita dapat berinteraksi layaknya seorang teman, tapi masih dalam konteks yang profesional.
(oleh Fitri Frisdianti, praktisi Public Relations; referensi dari berbagai sumber)