Seperti yang kita ketahui, media kit merupakan sebuah paket dokumen yang terdiri dari kumpulan informasi, yaitu fakta-fakta secara terinci tentang perusahaan dan manajemen, jasa atau produk atau event Anda. Media kit sangat diperlukan terutama pada event dan acara peluncuran sebagai paket informasi yang diberikan kepada wartawan yang hadir demi membantu mereka dalam mengembangkan berita.
Selain itu fungsi dari media kit adalah untuk menarik perhatian wartawan dan membuat mereka ingin menulis artikel atau melakukan wawancara. Media kit adalah ‘toko serba ada’ untuk segala informasi yang wartawan butuhkan.
Media kit biasa disajikan dalam folder, tapi sekarang berkat revolusi digital, sebagian besar media kit disajikan dalam bentuk format file PDF (dalam satu folder terdiri dari berbagai file PDF) yang dapat didownload dari website resmi perusahaan terkait atau dikirimkan melalui email dengan lampiran.
Isi dari media kit?
Tergantung pada bisnis Anda atau alasan mengapa Anda menggunakan media kit, daftar berikut ini tidak selalu harus selengkap ini. Namun berikut beberapa persyaratan dasar yang layaknya Anda sertakan untuk memastikan bahwa media kit Anda bermanfaat dan efektif.
Rincian kontak: Termasuk kontak perwakilan siapa yang dapat diwawancara, kontak tim PR atau siapapun yang dapat dihubungi jika akan ada pertanyaan selanjutnya.
Informasi tentang perusahaan/pembicara: Sertakan biodata singkat untuk membantu wartawan dan berikan informasi yang menarik bagi media serta yang sekiranya mereka perlu teliti lebih dalam. Usahakan jangan sampai Anda membuat lebih dari tiga paragraf untuk setiap topik pembicara.
Siaran pers: Wartawan ingin tahu apa yang sedang terjadi dan ingin memiliki beberapa informasi lebih rinci mengenai event tersebut. Dalam siaran pers Anda, dibiasakan Anda memberi kutipan dari perusahaan, serta pada saat acara siap untuk diwawancara.
Foto: Siapkan beberapa foto di media kit Anda agar wartawan dapat menggunakannya dalam berita yang ia buat. Kebanyakan dari wartawan membutuhkan foto yang beresolusi tinggi, namun apabila tidak cukup resolusinya maka sediakan foto sesuai kapasitasnya dan pastikan wartawan dapat menghubungi Anda apabila mereka membutuhkan foto yang beresolusi tinggi.
Opsi lain sebagai tambahan namun bukan hal yang prioritas:
Testimonial dari klien atau pelanggan: Pelanggan yang puas merupakan berita yang kredibel dimata wartawan dan audiens. Gunakan testimonial Anda yang terbaik untuk mendemonstrasikan kredibilitas Anda.
Laporan tahunan: Apabila bisnis Anda dimana wartawan menaruh ketertarikannya pada laporan tahunan perusahaan Anda, pastikan Anda melampirkannya untuk menjadi referensi.
Lembar fakta: Menjabarkan fakta-fakta yang berkaitan dengan bisnis/orang yang bersangkutan agar wartawan menemukan hal yang menarik lainnya. Ingat, wartawan selalu mencari sisi lain yang menarik untuk dijadikan berita, maka bantulah supaya Anda mempermudah pekerjaan mereka.
Contoh produk Anda: Apabila Anda menciptakan suatu produk, sediakan contoh produk Anda ke wartawan bersamaan dengan media kit yang Anda siapkan, maka mereka dapat mencoba produk Anda.
Liputan berita terakir: Apabila Anda baru-baru ini muncul dipemberitaan, apabila Anda mengungkapkannya hal ini dapat meningkatkan bukti bahwa Anda berkredibel.
Satu hal yang krusial, pastikan saat Anda mengirimkan siaran pers atau media pitch, sertakan media kit ini. Setelah Anda mengetahui kapan dan kemana Anda harus mengirimkannya, alangkah baiknya jika sebelum Anda mengirim ke semua orang yang bekerja di media, Anda telah melakukan riset dulu tentang publikasi-publikasi yang Anda sasar serta mengetahui siapa yang sering meliput berita terkait bidang atau industri perusahaan Anda.
Anda dapat mengirim email secara personal pada setiap wartawan untuk memperkenalkan diri Anda, perusahaan Anda dan menjelaskan garis besar isi dari media kit yang Anda sertakan. Cara ini akan membantu Anda menjalin hubungan baru yang lebih baik dengan wartawan yang Anda hubungi, ketimbang Anda mengirimkannya ke 100 wartawan.
Apabila Anda memilih untuk memasukan contoh produk pada media kit Anda, Anda harus menyadari bahwa beberapa media memiliki aturan dalam menerima hadiah. Apabila Anda tidak yakin, hubungi kantor media tersebut sebelum Anda mengirimkannya dan jangan memberi hadiah terlalu berlebihan. Media kit tidak selalu dibutuhkan, namun terkadang mereka memiliki tempat sendiri dalam dunia Public Relations.
(dari berbagai sumber)
(sumber gambar)