Seperti yang kita ketahui, dalam melaksanakan sesuatu kita memerlukan pemikiran dan perencanaan yang baik untuk mendapatkan kesuksesan. Begitu juga dalam dunia Public Relations (PR), semua kegiatan yang PR perlu strategi dan perencaan yang baik sehingga apa yang diharapkan bisa tercapai.
Ada beberapa alasan kenapa sebuah bisnis memerlukan strategi PR. PR membantu sebuah bisnis untuk secara efektif meningkatkan visibilitas serta membangun reputasi dari bisnis tersebut. Kegiatan-kegiatan ini bersifat jangka panjang, sehingga membutuhkan banyak tahapan.
Bisnis memiliki tujuan akhir yaitu meningkatkan jumlah penjualan. Dengan pendekatan dan juga strategi dari PR, peningkatan penjualan bisa dicapai dengan cara menciptakan kepercayaan antara brand dan juga klien.
Setiap bisnis terus berpacu dengan berbagai tantangan yang ada, mereka harus terus menjaga dan membangun kepercayaan serta reputasi yang mereka miliki. Seperti yang kita ketahui orang akan lebih tertarik dengan brand atau perusahaan yang memiliki reputasi yang baik serta solid.
Dengan kata lain, PR membantu sebuah bisnis menciptakan serta memelihara reputasi dan juga hubungan baik antara bisnis dan juga klien yang nantinya akan berpengaruh secara jangka panjang. Ini memang terlihat sederhana, namun kegiatan ini memerlukan strategi dan juga perencanaan yang baik.
Biasanya kegiatan ini melibatkan banyak pihak, bukan hanya PR saja. PR bekerja berdampingan dengan pihak marketing,branding, social media, dan design grafis. Dengan bekerja berdampingan, ini membuat komunikasi lebih efektif. Pesan yang ingin disampaikan sebuah perusahaan bisa tersalurkan secara permanen di berbagai channel.
Selain itu strategi PR dalam PR Plan membantu sebuah bisnis dalam menjaga konsistensi dari usaha PR Anda berjalan selaras dengan perencanaan bisnis Anda secara luas.
Berikut adalah beberapa langkah yang diperlukan dalam membuat sebuah PR Plan.
- Tentukan tujuan Anda
Dalam membuat sebuah perencanaan kita memerlukan tujuan, begitu juga dalam membuat PR Plan. Apa saja yang ingin Anda capai dari kegiatan kampanye PR ini. Apakah Anda ingin membangun kredibilitas Anda sebagai ahli dalam industri yang Anda jalani? Atau membangun reputasi dan menciptakan persepsi positif tentang perusahaan?
- Ciptakan sasaran yang jelas
Berbeda dengan tujuan Anda yang mana lebih bersifat kualitatif, target Anda akan lebih bersifat kuantitatif. Itu sebabnya target yang Anda buat haruslah sejalan dengan tujuan dari bisnis, pemasaran, dan juga penjualan secara keseluruhan. Pastikan bahwa target yang Anda ciptakan haruslah SMART; Specific, Measurable, Achievable, Realistic, and Timely. Dengan menciptakan target yang jelas dalam PR , ini membantu Anda dalam memaksimalkan keberhasilan kegiatan PR Anda.
- Membuat pesan yang ingin disampaikan
Anda harus membuat pesan yang ingin Anda sampaikan untuk target audiens. Pesan merupakan bagian penting dari strategi PR. Pesan ini menjadi bagian dari konten Anda dan perlu dikomunikasikan secara permanen dan terpadu. Pesan bisa berbentuk dalam komunikasi tertulis ataupun lisan. Pesan yang Anda komunikasikan haruslah spesifik tentang brand Anda kepada audiens target. Dalam pembuatannya Anda harus melaksanakan research terlebih dahulu. Dari reseach ini bisa dilakukan dengan cara data, survey, report ataupun analisis SWOT dan PEST. Dari hasil research tersebut, Anda akan mendapatkan apa yang sebenarnya market Anda inginkan, dan bagaimana Anda menjadi solusi yang baik untuk market Anda. Dari hasil research tersebut, Anda bisa mengantisipasi apa dan mana saja yang sekiranya sesuai dengan target market Anda dan mana saja yang tidak. Perlu diingat, Pesan utama adalah ide inti yang Anda ingin target audiens Anda dengar dan ingat.
- Jadwal
Setelah Anda melakukan langkah-langkah yang sebelumnya, saatnya Anda untuk membuat jadwal untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan PR Anda. Saat Anda membuat schedule, pertimbangkan apa lagi yang akan terjadi dengan upaya pemasaran dan penjualan lainnya selama atau setelah kampanye. Dengan mengkoordinasikan kegiatan PR Anda dengan penjualan yang akan datang, misalnya, Anda menciptakan lebih banyak insentif bagi mereka yang mengetahui tentang bisnis Anda untuk berubah menjadi pelanggan. Anda bahkan dapat membuat landing pages khusus, email onboarding, atau diskon bagi mereka yang mengetahui bisnis Anda melalui kampanye PR Anda.
- Eksekusi
Pada saat melaksanakan kampanye PR, tahap eksekusi merupakan hal yang sangat krusial. Pastikan semua persiapan dan pelaksanaannya berjalan sesuai dengan perencanaannya. Usahakan untuk meminimalisir kesalahan. Anda juga harus siap dengan konsekuensi ataupun hal-hal yang sekiranya bisa terjadi diluar rencana yang sudah dibuat. Pastikan juga Anda memiliki solusi cadangan jika terjadi hal yang tidak diinginkan. Hope for the best, but prepare for the worst.
- Measure dan review
Setelah kampanye berjalan saatnya Anda mengukur progres dan juga keberhasilan. Apakah Anda mencapai tujuan dan sasaran kampanye ini? Haruskah Anda mempertimbangkan untuk mengubah rencana awal Anda? Jika demikian, bagaimana dan mengapa? Agar berhasil, Anda harus mengukur dan melacak tidak hanya tampilan media Anda, tetapi juga detail hasil kampanye.
Saat Anda melacak hasil kampanye Anda, Anda juga harus mengukur bagaimana mengintegrasikannya dengan bagian marketing Anda dan lainnya. PR memungkinkan Anda untuk mencapai target pasar Anda tanpa harus meluangkan biaya iklan, tetapi itu tidak boleh menjadi satu-satunya alat dalam mix marketing Anda. Dengan membuat PR Plan komprehensif dan mengintegrasikannya dengan strategi pemasaran Anda, Anda akan menempatkan bisnis Anda pada posisi terbaik untuk tumbuh dan berkembang.
(oleh Fitri Frisdianti, praktisi Public Relations; referensi dari berbagai sumber)