Apa yang harus Anda lakukan ketika seorang wartawan menghubungi perusahaan Anda mengenai sebuah pernyataan dan Anda tidak siap menghadapinya.
Seorang wartawan yang menelepon dan mengirim email mengajukan pertanyaan tentang perubahan terbaru di perusahaan Anda. Anda belum siap untuk menghadap publik dengan informasi yang terkini. Mungkin terlalu cepat untuk membuat pernyataan. Apa yang Anda lakukan ketika Anda tidak siap untuk berbicara di hadapan media? Pemilihan waktu sangatlah penting untuk membuat pernyataan untuk diberitakan.
Ada beberapa cara agar Anda dapat menangani media dalam situasi non-krisis.
- Tidak merespon sama sekali karena Anda tidak punya jawabanya
Ini merupakan salah satu opsi, namun bukanlah yang terbaik. Wartawan memiliki pekerjaan untuk membuat suatu berita. Apabila Anda tidak merespon, maka wartawan akan tetap menulis beritanya, namun prespektif perusahaan Anda akan tidak dimasukan dalam berita tersebut. Apabila Anda memilih untuk tidak merespon, Anda tidak dapat kendalikan berita seperti apa yang akan disebarkan.
- Menanggapi dengan memberikan pernyataan umum
Bisa dengan menjawab, “Perusahaan saya belum ada jawaban untuk pertanyaan Anda”. Reporter tersebut kemungkinan besar akan menggunakaan pernyataan singkat Anda dalam beritanya, dengan menjawab seperti respon di atas lebih baik daripada tidak ada respon sama sekali. Tapi tanggapan seperti itu membuat perusahaan Anda terlihat tidak terlibat dan seolah-olah Anda tidak mempertimbangkan kepentingan publik. Ini bisa menjadi bumerang dan masyarakat bisa menarik kembali dukungan mereka terhadap perusahaan Anda dikemudian hari.
- Tawarkan waktu tertentu untuk sesi tanya jawab
Kapan Anda siap untuk berbicara dengan media? Menawarkan waktu akan memungkinkan wartawan melakukan penjadwalan ulang dalam menyusun beritanya dan mencocokkan kembali dengan jadwal Anda. Sangat penting untuk diingat bahwa wartawan memiliki deadline dan perlu mendapatkan beritanya keluar dengan cepat. Anda juga harus menyadari menggunakan cara lain demi menjalin hubungan yang baik dengan media. Membangun hubungan yang saling menguntungkan dengan media sangat penting untuk bisnis Anda. Hal tersebut juga tergantung pada kelayakan beritanya, “Saya akan kembali lagi pada akhir bulan ini”, bisa saja berfungsi sebagai respon yang wajar dan akan membuat sebuah harapan untuk wartawan.
- Merespon secara transparan
Tanya pada diri Anda sendiri, “Kenapa saya ragu untuk berbicara di hadapan media?” jawaban tersebut akan membantu Anda dalam memberikan jalan keluar. Bersikap jujur saat berhadapan dengan wartawan, tunjukkan bahwa Anda menghargai keingintahuan wartawan seputar perusahaan. Dengan sendirinya Anda menunjukkan kepada wartawan bahwa hal tersebut penting bagi perusahaan, sehingga perusahaan Anda terlihat lebih terbuka dan selalu bersedia untuk memberi informasi. Tapi ingat, semua pernyataan yang Anda sampaikan terbuka untuk digunakaan oleh wartawan.
- Bekerjasama dengan PR agency
Serahkan tugas media relations Anda kepada sebuah perusahaan Public Relations. Ini akan memastikan semua media relations ditangani dengan cepat, efisien dan efektif.
(dari berbagai sumber)
(sumber gambar)
