Dengan membanjirnya konten digital, media mainstream, dan media sosial; mengetahui kapan audiens Anda sedang aktif di setiap platform adalah kunci dari kesuksesan konten Public Relations (PR), karena tentu saja Anda tidak dapat menjangkau konsumen yang tidak pernah melihat konten Anda.

Pemilihan waktu mungkin merupakan faktor yang sering diabaikan dalam membuat keputusan dan strategi PR, padahal pemilihan waktu adalah hal yang krusial. Itulah mengapa ketika Anda mempertimbangkan faktor-faktor yang akan menghasilkan kampanye PR yang sukses, Anda harus mempertimbangkan pemilihan waktu dalam mendistribusikan konten PR.

Jadi, mengapa pemilihan waktu begitu penting dalam PR?

Mempromosikan cerita ke media adalah komponen penting dari setiap strategi PR. Meskipun email mungkin merupakan sarana utama untuk menyebarkan cerita perusahaan Anda, seringkali itu juga menjadi musuh terbesar bagi professional PR. Jurnalis secara konsisten menyebut email sebagai metode kontak yang mereka pilih – sehingga membuat Anda harus bersaing dengan ratusan pitch, media alert atau siaran pers lainnya yang membanjiri inbox mereka setiap hari.

Apa yang dapat Anda lakukan untuk mengatasi persaingan ini dan memastikan pitch Anda berada di bagian atas pada inbox email yang Anda tuju? Jika Anda telah menyiapkan konten yang relevan, langsung pada intinya, ditargetkan untuk jurnalis, dan diakhiri dengan barisan kalimat yang menarik, maka Anda sudah setengah jalan.

Tetapi sebelum menekan tombol kirim, lihat sekilas pada waktunya – pemilihan waktu untuk Anda mengirim picth PR adalah salah satu faktor kunci yang akan menentukan apakah email Anda dibuka. Bagi mereka yang bekerja di PR atau email marketing, ada beberapa praktik terbaik yang dapat Anda ikuti untuk memaksimalkan peluang email Anda akan dibuka.

  • Mengirim pitch di pagi atau sore hari

Waktu terbaik untuk mengirim pitch adalah saat penerima meninjau inbox mereka. Ini cenderung terjadi di pagi hari – banyak orang memeriksa email tepat sebelum atau tepat pada saat mereka tiba di tempat kerja – atau di sore hari ketika sedang mengambil waktu istirahat setelah jam makan siang.

  • Untuk berita utama, hindari hari Senin dan Jumat sore

Seperti yang diketahui sebagian besar dari kita, hari Senin biasanya orang-orang membereskan email dan tugas-tugas dari akhir pekan atau minggu sebelumnya, sementara headspace sering kali diisi dengan perencanaan untuk sisa minggu itu.

Jumat sore juga merupakan waktu sibuk bagi banyak orang yang harus menyelesaikan deadline minggu itu. Untuk amannya, targetkan pertengahan minggu ketika orang-orang kemungkinan besar akan membuka email yang masuk.

  • Perhatikan acara-acara khusus

Jika Anda ingin cerita Anda mendapat perhatian, hindari mendistribusikannya di sekitar hari libur tertentu misalnya seperti saat Lebaran, yang tentu saja kebanyakan orang tidak akan membuka email mereka di waktu ini.

Bukan hanya hari libur, penting juga untuk mengetahui acara-acara industri lainnya yang dapat memenuhi space di media-media pada waktu tertentu. Perusahaan otomotif, misalnya, harus menghindari merilis berita pada waktu yang bersamaan dengan GIIAS (GAIKINDO Indonesia International Auto Show) atau IIMS (Indonesia International Motor Show) kecuali mereka turut serta berpartisipasi dalam acara tersebut.

Ada beberapa hal yang kita semua tahu penting untuk menjaga agar pitch Anda tidak dihapus: buat pitch yang disesuaikan dengan target media, personal, singkat, dan menarik. Namun, yang sama pentingnya adalah memikirkan tentang cara memastikan email Anda dibuka, dan ini kemungkinan besar akan terjadi jika Anda mengirim di waktu yang tepat.

(Oleh Siti Aisyah, praktisi Public Relations; referensi dari berbagai sumber)