Seperti yang diketahui sebuah bisnis atau perusahaan sangatlah membutuhkan publik untuk mencapai kesuksesannya. Perusahaan atau bisnis harus memiliki hubungan yang konstruktif dengan sejumlah kelompok publik yang berkepentingan.
Itu sebabnya bisnis dan perusahaan membutuhkan humas atau Public Relations (PR) untuk membina dan menjaga hubungan yang baik dengan publik. Tapi sebenarnya PR memiliki peran yang lebih besar dari pada itu. PR juga membuat strategi yang terdiri dari berbagai program untuk perusahaan yang bisa meningkatkan citra dan reputasi. Strategi yang dibuat oleh PR juga termasuk bagaimana cara mempromosikan perusahaan dan juga produk ataupun brand yang dimilikinya.
Pengertian PR menurut British Institute of Public Relations,” It is the planned and sustained effort to establish and maintain goodwill between an organization and the public.” Maka dari itu perusahaan yang baik akan membuat effort lebih untuk menjaga hubungan yang baik dengan publik utamanya. Maka dari perusahaan akan memiliki PR department atau bekerjasama dengan PR agency untuk memelihara saluran komunikasi dengan publik untuk menciptakan goodwill untuk perusahaan.
Dalam artikel ini kita akan membahas peran penting dari PR Departement secara garis besar. PR Department mengawasi dan menilai sikap publik, serta memelihara hubungan timbal balik dan pengertian antar perusahaan dan publik. Hal ini akan membantu perusahaan dalam meningkatkan saluran komunikasi dan mengatur arus informasi dua arah.
Berikut adalah beberapa fungsi dari Department PR didalam sebuah perusahaan.
- Media Relations
- Menyiapkan statement-statement penting mengenai isu-isu yang berkaitan dengan perusahaan .
- Menangani dan mengurus berbagai kegiatan publisitas
- Memberikan informasi tentang aktifitas atau kegiatan perusahan dalam bentuk berita kepada publik
- Membangun dan membina hubungan baik dengan awak media
- Menangani pertanyaan dari awak media
- Mengkoordinasikan press conference dan juga media tur
- Memonitor dan mengevaluasi berita liputan dari media
- Guest Relations
- Kegiatan penerimaan tamu
- Menyiapkan agenda
- Menyiapkan agenda kunjungan dan hal-hal terkait kunjungan lainnya
- Melakukan tur
- Menyiapkan brosur, pemandu wisata, kaset, video, peta, dan materi komunikasi terkait tamu lainnya
- Menyiapkan hadian atau souvenir untuk para pengunjung
- Publications
- Menyiapkan materi untuk di publish termasuk dealer, agen, badan penasihat, dan karyawan
- Membantu departemen lain untuk mempromosikan dan mempublikasikan pengumuman, event dan materi iklan terkait acara lainnya
- Marketing Publicity
- Mengumumkan produk atau layanan baru dan peningkatan produk dan layanan, melalui saluran editorial media massa
- Mengembangkan dan melaksanakan materi promosi
- Berpartisipasi dalam pameran dan acara pemasaran
Dari fungsi-fungsi diatas masih banyak lagi tugas dan fungsi dari department PR seperti menciptakan komunikasi yang baik secara internal, membantu department lain untuk berbagai kepentingan PR service dan lainnya.
Dan seperti yang sudah disebutkan diatas sebuah perusahaan tidak selalu memiliki PR department sendiri atau yang lebih dikenal dengan istilah in house PR. Perusahaan yang tidak memiliki department PR sendiri biasanya akan bekerjasama dengan PR agency untuk membantu mereka dalam melaksanakan berbagai keperluan dan kepentingan PR untuk perusahaan.
(oleh Fitri Frisdianti, praktisi Public Relations; referensi dari berbagai sumber)