Setiap organisasi atau individu harus berkomunikasi  dengan khalayak agar terciptanya mutual understanding sehingga berdampak pada citra positif organisasi atau personal. Namun, ada beberapa perusahaan yang tidak memiliki  Public Relations (PR) in-house sehingga tidak jarang mereka menyewa PR agency.

Salah satu tugas PR agency adalah melayani klien dalam hal membangun serta mempertahankan hubungan positif dengan khalayaknya. Klien-klien tersebut termasuk badan usaha, asosiasi nonprofit, rumah sakit, dan organisasi-organisasi lainnya, yang pada dasarnya ingin membangun dan mempertahankan hubungan positif dengan khalayak.

Tentunya Sebagai PR agency  yang baik, sudah selayaknya kita memberikan pelayanan yang memuaskan bagi klien sehingga nantinya mereka akan terus menggunakan jasa PR agency Anda.

Lantas apa saja yang dapat dilakukan agar dapat membuat klien puas dan senang akan kinerja PR agency Anda? Berikut beberapa yang harus diperhatikan:

1. Berkomunikasi, Berkolaborasi, Berkonsultasi

Saat pertama kali mengenal klien Anda dan memahami harapan mereka, cobalah untuk memahami “gambaran besar” perusahaan dan cari tahu bagaimana Anda dan klien dapat cocok kerjasamanya termasuk untuk keseluruhan target klien Anda. Ajukan banyak pertanyaan, semakin baik Anda mendengarkan jawaban mereka, semakin banyak informasi yang Anda miliki, mendorong penyesuaian layanan yang lebih baik dan pemahaman yang lebih baik tentang kepribadian mereka, serta empati yang lebih baik antara kedua belah pihak. Berkomitmen untuk tujuan yang sama dan peduli secara masif dengan apa yang dilakukan.

2. Terus Terang Tentang Apa Yang Anda Butuhkan Dari Klien

Agar pekerjaan menjadi lebih mudah dan jelas, sangat penting untuk menanyakan hal-hal penting terkait klien Anda, seperti hal-hal sederhana meminta dokumen-dokumen penting mereka, untuk ditambahkan sebagai pengguna Google Analytics, berbagi alat yang mereka gunakan secara internal dan akses ke sumber daya in-house.

3. Buatlah Klien Merasa Istimewa

Selain hasil nyata, klien menginginkan agensi mereka peduli tentang mereka dan terus-menerus memikirkan kebutuhan bisnis mereka. Salah satu cara sederhana adalah mengantisipasi kebutuhan mereka, sarankan cara-cara baru dalam melakukan sesuatu atau pekerjaan tambahan yang dapat meningkatkan kinerja yang sudah dilakukan sebelumnya.

4. Setujui Seperti Apa Kesuksesan Itu Dengan Mengukur Hal-hal Yang Benar

Pengukuran keberhasilan  dan KPI harus selalu didiskusikan secara internal dalam agensi sebelum klien berada di dalamnya. Membuat klien menyetujui KPI dan cara Anda mengukur keberhasilan kegiatan berarti Anda benar-benar memfokuskan keberhasilan kampanye itu sendiri.

5. Segera Tanggapi Masalah

Jangan membuat klien Anda menunggu. Bersiaplah  dan buat daftar periksa. Prediksikan masalah apa yang bisa terjadi di masa depan sehingga Anda memiliki respons yang siap.

6. Jangan Sulit Dihubungi

Komunikasi merupakan salah satu hal yang sangat penting untuk menunjukkan profesionalitas. Mengabaikan klien bukanlah hal yang direkomendasikan, pastikan perangkat-perangkat komunikasi Anda aktif sehingga klien mudah menghubungi Anda.

Luangkan waktu beberapa menit untuk membuat evaluasi tentang betapa senangnya klien Anda saat ini. Yang terpenting hindari overpromising dan berkinerja buruk, tunjukkan sikap profesionalitas Anda dan bersiaplah untuk mendapatkan klien-klien yang loyal.

(oleh Irianty Nur Afiah, praktisi Public Relations – IndoneisaPR.id; referensi dari berbagai sumber)