Seperti yang kita ketahui Public Relations (PR) berfokus pada membina hubungan dengan public dan menjadi pusat manajemen reputasi. Semua ini dilengkapi dengan rencana komunikasi bertarget yang terstruktur dengan baik dan sering kali melibatkan aktivitas seperti perencanaan dan pengelolaan acara. Tentunya manajemen / perencanaan acara hanyalah satu bagian dari cakupan luas yang ditangani oleh pratiksi PR.
Biasanya praktisi PR menyelenggarakan acara untuk menyediakan platform untuk komunikasi yang intim dengan target audiens mereka, tanggapan umum / hasil dari acara ini yang benar-benar penting bagi seorang profesional PR. Serta apa yang dikomunikasikan, bagaimana itu dikomunikasikan dan bagaimana efek dari diadakannya acara.
Dalam Public Relations Event atau acara PR ini merupakan kesempatan penting untuk menampilkan perusahaan, klien, produk atau layanan Anda kepada masyarakat umum. Untuk setiap acara, PR memainkan peran penting dalam keberhasilan acara apa pun dan ada berbagai saluran yang tersedia untuk memanfaatkan promosi suatu acara.
Berikut adalah beberapa hal untuk membantu Anda merencanakan acara PR yang efektif:
1. Tetapkan Tujuan untuk Acara PR Anda
Buat rencana PR yang berpusat pada tujuan acara Anda. Rencana tersebut harus menguraikan saluran komunikasi yang ditargetkan (jangkauan media, media sosial, pemasaran email, dan pembaruan situs web), pesan utama untuk setiap target audiens (media vs. publik), jadwal untuk tenggat waktu yang dapat disampaikan, dan menetapkan daftar orang yang bertanggung jawab. Uraikan tujuan dan tolok ukur Anda, dengan begitu Anda dapat dengan lebih mudah membuat rencana acara untuk mencapainya.
2. Pilihlah Waktu yang Tepat
Pemilihan waktu yang tepat sangatlah penting bagi keberlangsungan acara karena menentukan banyak tidaknya audiens yang hadir. Jangan sampai acara Anda diadakan pada hari yang sama dengan pertandingan olahraga terkenal, atau acara lokal besar lainnya. Jika Anda melakukannya, peserta dan pers mungkin menghadiri acara tersebut, bukan menghadiri acara Anda. Segera setelah tanggal dan tempatnya diamankan, Anda harus memulai penjangkauan publik Anda. Biasanya, reporter dan fotografer percetakan lokal memiliki jadwal padat yang mengisi beberapa bulan sebelumnya, jadi hubungi mereka lebih awal.
3. Identifikasi dan Mengundang Media
Acara PR adalah tentang membangun publisitas. Tentu, Anda dapat membangun publisitas Anda sendiri dengan streaming langsung acara Anda dan membuat konten media sosial lainnya – tetapi Anda juga membutuhkan pers di pihak Anda. Teliti media mana yang paling tertarik untuk menghadiri acara Anda. Kirimkan detail ke situs web kalender acara dan publikasi untuk kesadaran publik tambahan. Selain itu, sewa fotografer profesional dan distribusikan foto setelah acara ke media yang tidak bisa hadir.
4. Pilih Tempat Untuk Acara PR Anda
Acara PR juga tentang menciptakan kesan yang baik. Pilihlah tempat yang mudah diakses hal ini sangat penting. Usahakan ada cukup ruang dan outlet bagi pers untuk berkumpul dan menyiapkan peralatan mereka. Tempat tersebut merupakan cerminan dari acara secara keseluruhan. Jika Anda ingin membuat pernyataan yang megah dan membuat orang berbicara, Anda membutuhkan tempat yang sama megahnya.
Menyediakan makanan dan minuman untuk acara PR sama pentingnya, memiliki makanan dan minuman menciptakan suasana sosial yang meriah dan menarik hadirin. Makanan juga membantu kehadiran media sosial Anda. Pernahkah Anda memperhatikan bahwa orang sering mengunggah gambar makanan mereka di Instagram? Jika Anda menyajikan makanan yang menggugah selera dan terlihat rapi, peserta kemungkinan akan mengambil foto dan membagikannya di media sosial menggunakan tagar acara.
5. Manfaatkan Social Media untuk Menyebarkan Berita Acara PR Anda
Promosi tidak dimulai dan berakhir pada acara tersebut. Ini adalah upaya berkelanjutan yang mencakup kehadiran media sosial yang dinamis. Gunakan kombinasi Facebook, Twitter, LinkedIn, dan jejaring sosial lainnya untuk menciptakan sensasi dan antisipasi. Gunakan juga blog, saluran YouTube, dan buletin Anda untuk menyebarkan berita. Ini termasuk sebelum, selama, dan setelah acara.
Anda juga dapat menggunakan Instagram atau Snapchat untuk mengirimkan foto, GIF, dan video pendek acara PR. Sedangkan untuk tagar acara, terus gunakan setidaknya selama satu minggu setelah acara atau rilis produk atau layanan. Semua materi media sosial yang terkumpul (termasuk konten buatan pengguna) dapat berguna untuk mempromosikan acara berikutnya. Ini menciptakan citra positif dan membuat semua orang bersemangat saat Anda mulai membuat pidato, presentasi, dan pengumuman.
Acara Anda adalah tentang memperkuat merek Anda. Untuk membuat acara Anda menonjol, Anda perlu fokus pada manfaat yang ditawarkan acara Anda dan memberikan alasan bagi media dan publik untuk hadir.
(oleh Irianty Nur Afiah, praktisi Public Relations – IndoneisaPR.id; referensi dari berbagai sumber)