Beberapa dari Anda mungkin pernah mendengar istilah Familiarization Trip (FAM Trip). FAM Trip adalah perjalanan familiarisasi yang digunakan Public Relations profesional atau agen perjalanan untuk memperkenalkan kepada penulis, bloggers, influencers dan media dengan suatu merek, destinasi, dan layanan. Ini bisa berupa perjalanan kelompok atau perjalanan individu tergantung pada ketersediaan profesional penulis, bloggers, influencers dan media maupun kebutuhan merek atau perusahaan.
Agen perjalanan menggunakan FAM Trip untuk membantu mereka mempelajari lebih lanjut tentang suatu destinasi sehingga mereka dapat “menjual” lebih baik kepada klien, sementara dalam Public Relations, FAM Trip merupakan cara penting untuk membantu destinasi atau merek menceritakan kisah mereka dengan memberikan pengalaman yang menarik kepada jurnalis dan pada akhirnya menghasilkan cerita tentang destinasi yang mereka kunjungi atau pun suatu merek dan layanan.
Selama menjadi pratiksi PR, menurut saya meskipun kegiatan FAM Trip ini membutuhkan banyak biaya dan waktu untuk merencanakannya, namun kegiatan ini memberi manfaat bagi merek atau perusahaan, terutama ketika merek atau perusahaan tersebut menyediakan produk atau layanan pengalaman yang menyenangkan. Manfaat yang didapat yaitu jurnalis yang mengikuti FAM Trip ini cenderung menulis cerita yang lebih panjang dengan detail karya yang lebih baik, dan menghasilkan jumlah cerita dengan konten yang lebih bervariasi.
Tentunya melakukan kegiatan FAM Trip bisa sangat menantang. Apalagi ketika kita harus menghandle beberapa orang dengan karakter dan kebutuhan yang berbeda-beda. Hal-hal yang tidak diinginkan terkadang kemungkinan terjadi seperti, tertinggal pesawat, peserta yang ikut terlambat datang ke acara, jurnalis tidak dapat mewawancarai narasumber dan masih banyak lagi kemungkinan yang tidak diinginkan dapat terjadi selama kegiatan berlangsung.
Oleh karena itu, untuk membuatnya sukses dan berjalan lancar, perlu diingat beberapa hal ini agar FAM Trip berjalan dengan sukses dan lancar, seperti:
- Memiliki Rencana
Rencana terperinci untuk seluruh perjalanan penting bagi semua yang terlibat. Semua jurnalis yang hadir harus memiliki salinan rencana perjalanan atau itinerary yang dirancang khusus untuk mereka. Selain itu, semua mitra yang terlibat harus diberikan salinan dari semua rencana perjalanan. Memiliki rencana memastikan bahwa setiap orang menyadari di mana mereka seharusnya berada dan kapan sehingga membuat perjalanan sehalus mungkin. Rencana terperinci ini harus mencakup waktu, lokasi, kontak, dan arahan.
- Berikan Informasi Secara Tertulis dan Menyediakan USB
Selain media kit saat ini, berikan lembar fakta statistik dan fakta menyenangkan, ditambah beberapa gambar dengan keterangan dan kredit yang dapat digunakan media dan berikan informasi soft copy pada USB. Serta jangan lupa untuk memberi semua orang daftar kontak tamu-tamu lain di kegiatan ini agar mereka dapat tetap berhubungan. Membangun dan memelihara hubungan dengan media bisa sangat bermanfaat bagi bisnis selama Anda tetap profesional dan produktif untuk semua orang yang terlibat.
- Tetap Fleksibel
Rencana sangat penting untuk kegiatan ini, bahkan lebih penting untuk mengharapkan hal-hal tidak berjalan sesuai rencana. Tetapi jika rencana perjalanan tidak berjalan seperti yang diharapkan, penting untuk berkomunikasi dengan semua orang yang akan terpengaruh dalam kegiatan ini. Tetap fleksibel memungkinkan pengalaman bebas stres bagi para jurnalis, sehingga menghasilkan pengalaman yang lebih baik untuk mereka dan cakupan yang positif.
- Jadilah ‘Human Clock’
Peserta dalam kegiatan ini jarang mencatat waktu dan rencana perjalanan, hal ini sangatlah wajar karena para peserta kegiatan biasanya ingin menikmati serangkaian acara dengan santai. Namun sebagai Public Relations profesional, selama kegiatan harus mengawasi waktu dan berikan pengingat karena bagaimanapun kegiatan harus sesuai jadwal setiap saat. Tak ada salahnya mengingatkan orang-orang tentang waktu dan lokasi perhentian terjadwal berikutnya.
- Terima Kesalahan Anda
Ada saat-saat ketika ada yang berjalan sesuai rencana. Mungkin Anda tidak menyediakan makanan yang sesuai selera mereka atau waktu check-out hotel tidak sesuai dengan waktu penerbangan yang menyebabkan pemborosan waktu dan ketidak-nyamanan kepada seseorang. Pada saat-saat seperti ini, hindari saling menyalahkan dan mengakui kesalahan yang menyebabkan ketidak-nyamanan. Seperti yang dikatakan, seseorang harus belajar dari kesalahannya.
- Terakhir namun tidak kalah pentingnya, sebagai seorang profesional PR, Anda melakukan FAM Trip ini untuk mewakili klien dan mitra klien Anda, memandu perjalanan dan bertindak sebagai sumber informasi, tetapi pada kenyataannya, Anda juga harus memberikan kenyamanan dan memberikan pengalaman yang berkesan. Anda akan menjadi orang yang paling banyak dilihat para peserta trip ini dalam beberapa hari, dan itu adalah tugas Anda untuk memastikan mereka semua merasa diterima dan bisa bersenang-senang.
(oleh Irianty Nur Afiah, praktisi Public Relations – IndoneisaPR.id; referensi dari berbagai sumber)