Banyak sekali agensi Public Relations (PR) di Indonesia khususnya Jakarta, tapi mungkin masih banyak orang yang tidak terlalu memahami apa yang dilakukan oleh sebuah agensi PR. Bahkan banyak yang mengira bahwa agensi PR sama dengan Event Organizer (EO) karena kami juga sering menyelenggarakan acara. Ketika ada salah seorang keluarga yang bertanya di mana saya bekerja, lalu saya menjawab di sebuah agensi PR, maka hampir bisa dipastikan mereka akan bertanya lebih lanjut apa yang saya lakukan di sana.
Lalu, apa yang kami kerjakan?
Agensi PR, berlawanan dengan agensi periklanan, di mana kami mempromosikan sebuah perusahaan, produk, brand, atau individu melalui liputan editorial secara gratis di surat kabar, website (media online), majalah, atau program televisi. Kami tidak membeli iklan di media, kami tidak memasang papan iklan.
Agensi PR dan agensi periklanan memiliki tujuan yang sama, yaitu meningkatkan kesadaran publik terhadap posisi klien serta mempromosikan citra yang positif di mata publik. Namun, kebanyakan orang mengetahui bahwa iklan dibayar oleh klien sehingga bukan tidak mungkin orang akan bersikap skeptis terhadap sebuah iklan. Sedangkan sebuah liputan dalam bentuk berita atau feature article yang muncul di surat kabar, majalah, atau program televisi memiliki validasi dari pihak ketiga dan umumnya dipandang lebih kredibel.
Saat ini, bukan hanya bisnis besar yang membutuhkan layanan profesional PR, tetapi juga bisnis kecil, start-ups, penulis, universitas, tokoh masyarakat, dan organisasi non-profit. Ada banyak layanan yang disediakan oleh agensi PR untuk klien, mulai dari perencanaan acara dan membangun hubungan, hingga story pitching dan banyak lagi.
Peran Agensi PR
- Melakukan Riset
Ketika memiliki klien baru, hal pertama yang kami lakukan adalah mempelajari perusahaan klien, tujuannya (visi & misi), produk-produknya, sejarahnya, budayanya, kepemimpinannya, serta target pasarnya agar dapat membuat strategi komunikasi yang tepat untuk perusahaan klien. Salah satu langkah utama lainnya adalah mempelajari apa yang dilakukan oleh kompetitor klien sehingga kami bisa melakukan perbandingan.
- Mengembangkan Key Messages
Agensi PR bersama dengan klien akan menetapkan dua atau tiga elemen penting yang ingin dikomunikasikan kepada media. Terlebih lagi jika klien memiliki banyak juru bicara resmi, menetapkan terlebih dahulu pesan yang ingin disampaikan sangat penting agar setiap juru bicara dapat mengkomunikasikan pesan yang seragam.
- Menulis
Menulis adalah salah pekerjaan yang paling banyak dilakukan dalam sebuah agensi PR. Seorang PR harus tahu cara berkomunikasi di berbagai platform. Berikut contoh dari beberapa jenis karya agensi PR yang mungkin ditulis atas nama kliennya.
-
- Siaran pers – siaran pers umumnya hanya membeberkan fakta (bukan pemasaran atau istilah periklanan). Ini digunakan sebagai sumber berita bagi jurnalis yang sibuk dan jarang sempat untuk melakukan konfirmasi fakta dan kadang-kadang digunakan oleh media yang lebih kecil, yang diubah menjadi artikel itu sendiri.
- Press kit – kompilasi dokumen yang memberikan latar belakang jurnalis tentang perusahaan, umumnya meliputi: lembar fakta, biografi para eksekutif, FAQ (frequently asked questions).
- Media advisory – media advisory biasanya berisi informasi detail namun singkat mengenai sebuah acara yang akan diselenggrakan dan disebarkan berdekatan dengan tanggal acara.
- Talking point/ pidato – beberapa agensi PR, terutama yang berspesialisasi dalam urusan publik, juga akan menyusun pidato untuk klien, termasuk segala sesuatu mulai dari penerimaan penghargaan hingga pidato konferensi pers hingga pidato rapat umum.
- Membangun Hubungan dengan Media (Media Relations) dan Influencer
PR agensi akan membuat daftar media dan influencer/blogger dan mengidentifikasinya berdasarkan relevansi dan kebutuhan klien, tergantung pada produk, layanan, atau visi yang ingin disampaikan. Setelah itu, biasanya akan dilanjutkan dengan pitching story. Pitching dirancang untuk menyoroti berita klien dalam uraian singkat yang menarik dan relevan, dengan harapan bahwa reporter/ blogger berminat untuk mengembangkan cerita dalam tulisan tentang klien kami.
- Mengatur Wawancara Antara Klien dan Jurnalis
Agensi PR akan mengkoordinasikan jadwal wawancara dan membantu kedua belah pihak untuk persiapan sesi wawancara termasuk memberikan informasi tentang klien kepada jurnalis dan terkadang mendapatkan daftar pertanyaan dari jurnalis sebelum wawancara dilakukan. Kami juga memberikan informasi mengenai latar belakang jurnalis dan media yang diwakili kepada klien serta saran pesan-pesan untuk disampaikan dalam wawancara.
Setelah itu, kami menindaklanjuti dengan jurnalis terkait untuk memeriksa fakta dan menyediakan hal lain yang mungkin mereka butuhkan. Dalam kebanyakan kasus, kami tidak dapat melihat hasil wawancara sebelum terbit, dan kami tidak memiliki kendali atas editorial akhir, tetapi kami dapat membantu mereka dengan bahan bahan informasi yang diperlukan.
- Menyelenggarakan Acara
Dalam dunia PR, ada banyak jenis acara yang mungkin harus dihadiri atas nama klien. Acara-acara ini memiliki nilai untuk tujuan PR klien dan penting bagi PR untuk hadir. Acara yang umum dilakukan misalnya konferensi pers, peluncuran produk, gala, media tour, trade show, pameran.
- Manajemen Krisis
Agensi PR dapat membantu klien menyusun rencana komunikasi ketika klien sedang menghadapi situasi krisis untuk menetapkan beberapa faktor utama terlebih dahulu. Klien selayaknya sudah mendapatkan media training sebelumnya, hal ini akan membantu kesiapan klien dalam menghadapi situasi krisis dengan berkomunikasi secara profesional.
Kesimpulannya, agensi PR bekerja dengan klien untuk merencanakan kampanye, lengkap dengan tujuan bisnis, untuk klien mendapatkan exposure di media. Agensi PR memiliki alat dan cara untuk menjangkau media yang sesuai dan menangkap minat mereka dengan menyediakan materi yang ditulis dengan baik dan menarik. Terakhir, agensi PR membantu klien mempersiapkan wawancara dan bekerja dengan jurnalis untuk menyediakan semua materi dibutuhkan.
(oleh Siti Aisyah, praktisi Public Relations)