Sebagian besar siaran pers yang pernah Anda lihat terdapat tulisan “untuk segera disiarkan”, ini berarti semua informasi mengenai misalnya produk baru yang diluncurkan – termasuk halaman website dan materi-materi promosi lainnya – sudah tersedia, jadi tidak masalah untuk menyebarkan berita tentang hal itu.
Namun, ada pula siaran pers yang diembargo. Artinya, siaran pers tersebut hanya boleh dirilis pada atau setelah tanggal atau jam tertentu.
Siaran pers yang diembargo adalah rilis atau pengumuman yang dibagikan dengan media sebelum tanggal penerbitannya. Tidak seperti ‘off the record‘ yang tidak boleh dipublikasikan sama sekali, informasi yang diembargo dimaksudkan untuk tetap dipublikasikan. Tapi, hanya boleh dipublikasikan pada waktu yang sudah ditetapkan oleh pihak yang mengeluarkan siaran pers.
Siaran pers tersebut biasanya berisi informasi yang bersifat rahasia yang dibagikan kepada jurnalis dengan pemahaman bahwa informasi itu tetap rahasia dari publik sampai tanggal penerbitan yang ditentukan atau sampai perusahaan menyediakan informasi untuk publik. Biasanya, tanggal ini dinyatakan dengan sangat jelas di awal rilis.
Mengapa siaran pers diembargo?
- Untuk memberi informasi tentang berita yang akan datang kepada wartawan sehingga mereka memiliki banyak waktu untuk menyiapkan dan menulis cerita yang akan dipublikasikan.
- Embargo mencegah informasi dipublikasikan sebelum waktunya. Hal ini sangat penting bagi perusahaan publik yang menurut undang-undang perlu memastikan bahwa setiap orang mendengar berita tentang masalah tertentu pada saat yang bersamaan. Berbagi informasi ini melalui embargo diharapkan dapat mencegah kebocoran informasi lebih awal.
- Untuk memastikan informasi dirilis pada waktu yang sama di berbagai sumber media. Surat kabar umumnya terbit harian dengan timeline yang ketat, tetapi majalah biasanya terbit bulanan dan sering kali membutuhkan informasi berbulan-bulan sebelumnya. Tanggal embargo memungkinkan sebuah cerita untuk diterbitkan secara bersamaan.
Hal pertama yang harus Anda ketahui adalah hanya karena Anda meminta wartawan untuk tidak meliput sebuah berita sebelum waktu dan tanggal tertentu, bukan berarti mereka akan mematuhi keinginan Anda. Ada beberapa jurnalis yang dengan sengaja melanggar embargo, entah itu karena tenggat waktu publikasi atau hanya agar mereka bisa menerbitkan berita ini lebih dahulu demi merebut persaingan.
Untuk membantu meminimalkan kemungkinan embargo Anda dilanggar, berikut beberapa tips yang dihimpun dari berbagai sumber:
- Spesifik dengan tanggal dan waktu publikasi
Dalam beberapa kasus, mungkin tidak cukup hanya dengan menulis “Embargo hingga 21 Juni”, hal ini masih membuka kemungkinan beberapa reporter mempublikasikan berita itu pada pukul 00.01 pagi. Lebih baik tambahkan waktu, misalnya “Embargo hingga 21 Juni pukul 10.00 WIB.”
- Bersikap adil dengan mengeluarkan embargo siaran pers
Jangan coba-coba untuk mengembargo beberapa outlet media dan kemudian memberikan siaran pers kepada reporter favorit Anda secara eksklusif karena ini akan merusak hubungan Anda dengan media.
- Gunakan embargo secara selektif
Relatif sedikit kesempatan yang memerlukan embargo. Pengumuman produk atau pengumuman hasil penelitian di acara tradeshow bisa saja mendapatkan keuntungan dari taktik ini. Embargo juga umum untuk rilis laporan ilmiah yang panjang. Jika tim PR yakin bahwa berita tersebut akan menarik perhatian media secara luas, biasanya berita tersebut tidak akan menggunakan strategi eksklusif atau menggunakan taktik embargo.
(oleh Siti Aisyah, praktisi Public Relations; referensi dari berbagi sumber)