Public Relations Plan atau rencana hubungan masyarakat adalah strategi yang digunakan untuk mengelola persepsi publik tentang seseorang atau organisasi. Sebuah rencana hubungan masyarakat merupakan dokumen yang menguraikan bagaimana organisasi, merek atau perusahaan akan berinteraksi dengan audiens, pelanggan, dan pemangku kepentingan untuk jangka waktu yang berkelanjutan. Tujuannya tidak hanya untuk membuat pemberitahuan seputar acara atau hari peringatan. Sebaliknya, ini memberikan hasil berkelanjutan yang memiliki dampak jangka panjang pada reputasi merek. Rencana yang sukses dapat dicapai dengan cara menyelenggarakan acara komunitas dan amal, atau mengirimkan siaran pers ke surat kabar, stasiun radio, dan televisi.
Langkah-langkah Membuat PR Plan
- Tentukan tujuan PR – Sasaran ini bisa sesedikit atau sebanyak yang Anda butuhkan. Pastikan untuk konsisten dengan tujuan dan misi bisnis Anda secara keseluruhan. Contoh sasaran ini mencakup meningkatkan citra merek atau meningkatkan kehadiran di acara yang diadakan oleh bisnis Anda.
- Kenali target audiens – Anda perlu tahu siapa yang ingin Anda tuju. Selain faktor demografis dan sosiografik standar, Anda harus memahami perilaku digital audiens Anda. Misalnya, ‘Apa kebutuhan informasi mereka?’, ‘Di mana mereka mengkonsumsi informasi secara online?’, ‘Format apa yang mereka sukai? ” dan seterusnya. Semakin banyak Anda tahu tentang audiens target Anda, semakin efektif strategi Anda.
- Rumuskan pesan utama – Pesan utama adalah kalimat singkat dan jelas yang mengartikulasikan informasi penting tentang merek Anda. Sederhana, singkat, dan spesifik. Pesan-pesan utama berisi informasi tertentu yang Anda ingin audiens target Anda dengar dan ingat tentang layanan, produk, atau kampanye hubungan masyarakat Anda. Pesan-pesan tersebut sengaja dipilih untuk menciptakan citra merek dan reputasi yang Anda inginkan, mengkomunikasikan nilai jual unik Anda sehingga perusahaan Anda menonjol dari persaingan.
- Channels – Langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi saluran apa yang dapat Anda gunakan untuk mengkomunikasikan pesan Anda kepada audiens Anda. Kampanye PR saat ini perlu diterapkan di semua bentuk media. Media yang diperoleh atau dimiliki biasanya mengarah dengan bayaran dan media sosial digunakan sebagai alat penguatan dan keterlibatan. Aktivitas perlu direncanakan di sekitar audiens Anda.
- Strategi untuk setiap tujuan – Dalam perencanaan, pertimbangkan bagaimana Anda akan mendekati tantangan bekerja menuju tujuan Anda. Strategi disini mencakup metode komunikasi, pesan yang disampaikan, dan aktivitas lain yang terkait untuk mencapai tujuan Anda. Strategi ini dapat melayani banyak tujuan karena Anda mungkin memiliki beberapa strategi untuk suatu tujuan dan beberapa strategi dapat memenuhi beberapa tujuan.
- Taktik untuk setiap strategi – Pertimbangkan bagaimana Anda akan menggunakan sumber daya Anda untuk melaksanakan strategi Anda dan bekerja menuju tujuan. Anda kemungkinan akan memiliki beberapa taktik per strategi.
- Rencanakan aktivitas – Sebagai bagian dari rencana Anda, sertakan aktivitas spesifik di bawah taktik Anda yang diperlukan untuk melaksanakan strategi. Kegiatan di bagian rencana ini mencakup metode komunikasi yang akan Anda gunakan.
- Ukur hasilnya – Ukur hasil upaya PR dengan cara lacak keterlibatan dan jangkauan posting media sosial, analisis lalu lintas situs web, dokumentasikan liputan media, dan kompilasi semuanya menjadi laporan. Menganalisis apa yang berhasil dan tidak akan membantu memandu strategi PR di masa mendatang. PR plan yang berhasil dapat menarik pelanggan baru, meningkatkan reputasi, dan meningkatkan kesadaran merek. Membuat garis besar proyek yang terperinci dan berpegang teguh padanya akan membantu memastikan Anda memenuhi tujuan PR Anda.
- Tetap menjalankan tugas dengan jadwal dan daftar tugas – Membuat jadwal dan daftar tugas akan membantu Anda melacak siapa melakukan apa dan kapan. Anda dapat memilih untuk merencanakan mundur dari tenggat waktu proyek Anda atau maju dari tanggal mulai.
Banyak langkah-langkah yang dapat diterapkan agar PR Plan berhasil, tentunya melakukan evaluasi sangatlah penting. Tanyakan kembali apakah perusahaan mencapai tujuan melalui pengukuran dan pengamatan yang cermat. Pertimbangkan opini dan umpan balik publik, karena ini akan memberi Anda perspektif yang berbeda tentang efektivitas strategi Anda.
(oleh Irianty, praktisi Public Relations – IndoneisaPR.id; referensi dari berbagai sumber)