Newsletter bisa diartikan sebagai “surat” yang berisikan berita. Menurut Ruslan (2010:196) menyebutkan bahwa newsletter merupakan media informasi atau siaran berita yang singkat, ditujukan kepada pembaca yang sibuk atau tidak memilik waktu yang banyak untuk membaca berita terlalu panjang dan terperinci.
Saat ini, banyak perusahaan menggunakan newsletter untuk mengumumkan atau memberikan update terbaru kepada pelanggannya. Baik itu fitur terbaru yang bisa digunakan di aplikasi, artikel rekomendasi dari blog perusahaan, dan masih banyak lagi, bisa disampaikan lewat media tersebut.
Fungsi Newsletter
Newsletter memiliki beberapa fungsi yaitu sebagai media komunikasi yang menjembatani pihak manajemen dan karyawan sehingga terjadi komunikasi dua arah. Selain itu newsletter juga menjadi media publikasi melalui penyampaian informasi tentang kegiatan atau apa saja yang berkaitan dengan perusahaan kepada pihak lain, sebagai wahana penjalin hubungan dengan publik internal dan eksternal serta sebagai representative citra korporat di mata publik, baik buruknya kualitas newsletter akan menunjukan citra siapa pembuatnya.
Tips untuk Membuat Newsletter yang Efektif
Agar penggunaan newsletter ini bisa berhasil dengan baik, perusahaan harus membuat konten yang baik. Berikut beberapa tips membuat newsletter yang efektif yang dapat Anda coba :
- Mengevaluasi Sebagai Langkah Awal
Apakah Anda benar-benar harus membuat email newsletter? Pertama, pastikan Anda melakukan riset terlebih dahulu. Perhatikan target bisnis, isi konten, manfaat yang akan diberikan pada newsletter yang dibuat. Selanjutnya, evaluasi lagi apa sebenarnya menjadi tujuan dari bisnis Anda. Jika nyatanya target pasar Anda tidak berkenan dengan penerapan newslestter atau penggunaan newsletter ini tidak sesuai dengan tujuan bisnis Anda, tak ada gunanya membuat newsletter ini.
- Ketahui Newsletter yang Tepat
Katakanlah, hasil riset di awal mengharuskan Anda membuat newsletter. Sebelum menyusun, ketahui dulu newsletter seperti apa yang seharusnya Anda kerjakan. Misalnya, apakah email untuk publikasi kegiatan PR, email untuk menginformasikan produk-produk terbaru toko online Anda. Apa pun isinya, yang penting adalah subject email diatur secara spesifik, hal-hal di atas tidak dicampur. Juga penting, untuk Anda mengirim isi email sesuai dengan minat pelanggan Anda, hal ini juga penting untuk meningkatkan engagement.
- Konten Harus Seimbang
Meskipun tujuan Anda adalah untuk meningkatkan pembelian toko online Anda, tidak semestinya semua email newsletter yang Anda kirim berisi promosi. Gabungkan antara kegiatan promosi dan sesuatu yang sifatnya informatif, agar subscriber tidak mudah ‘jenuh’ dengan newsletter Anda. Jumlah email yang akan Anda kirim setiap harinya dan waktu pengiriman juga patut untuk dipertimbangkan.
- Simpel dan To the Point
Newsletter pada prinsipnya merupakan sarana untuk menyampaikan informasi yang berhubungan dengan produk bisnis Anda. Buatlah newsletter di mana pelanggan tidak memerlukan waktu lama untuk membacanya. Pastikan informasi utama tersampaikan dengan baik.
- Tampilan yang Responsif dan Grafis yang Menarik
Saat ini mayoritas pelanggan mengakses internet melalui perangkat selular seperti Android atau iPhone. Buatlah newsletter dalam format yang responsif, yang mampu menyesuaikan ukuran secara otomatis dengan semua jenis ukuran layar perangkat yang digunakan oleh pelanggan.
Sertakan banner dan atau grafis yang menarik untuk mempercantik newsletter. Tidak menutup kemungkinan, konten utama dari newsletter disajikan dalam format grafis dengan pemilihan warna, ikon dan tipografi yang memanjakan mata.
- Call to Action
Call to action (CTA) adalah komponen inti yang seharusnya dihadirkan dalam newsletter. Melalui CTA, pelanggan atau calon pelanggan diarahkan secara langsung untuk melakukan aksi yang berkaitan dengan produk bisnis Anda. Contoh : Link atau tombol yang diarahkan langsung ke halaman promo, halaman order, dan seterusnya.
- Permudah Unsubscribe
Pertama, hal ini untuk mencegah email Anda dikategorikan sebagai SPAM. Buatlah button ini agar mudah dilihat dan setelah subscriber men-unsubscribe, sebaiknya tidak usah ada pilihan seperti ‘pengaturan ulang email’ atau sejenisnya.
Rekomendasi Newsletter yang Harus PR Profesional Subscribe
Bagi Anda yang bergelut dibidang PR, Berlangganan buletin PR adalah cara mudah untuk terus memantau wawasan dan tren yang relevan serta mendapatkan informasi terbaru tentang berita industri terbaru. Berikut beberapa rekomendasi newsletter yang harus dibaca oleh setiap profesional PR:
- PR News: The Skinny
Dikurasi oleh PR News, The Skinny merinci berita utama dalam industri komunikasi, meliputi media sosial, manajemen krisis, hubungan media, pemasaran konten, teknologi, dan PR digital.
- PR Daily News Feed
Bagi mereka yang baru memulai dalam PR atau profesional berpengalaman, PR Daily News Feed memberikan gambaran yang bagus tentang kampanye terbaru dari merek, memikirkan artikel kepemimpinan tentang topik PR hangat dan sering kali memposting ulang konten dari perusahaan PR.
- AdExchanger
Buletin AdExchanger memberi pelanggan akses ke kecerdasan bisnis yang tidak akan mereka temukan di tempat lain, undangan eksklusif ke acara jaringan sejawat, dan diskon ‘khusus anggota’ di konferensi industri, sambil memberikan wawasan tentang semua hal adtech.
- PRWeek
PRWeek adalah blog hubungan masyarakat yang memiliki banyak sumber daya berharga untuk profesional PR, termasuk banyak buletin yang akan memastikan Anda terus mengikuti berita terbaru. Opsi buletin email meliputi: Breaking News Alert, Buletin Weekender dan Dasbor PRWeek. PRWeek memiliki buletin tambahan yang tersedia untuk pelanggan berbayarnya, termasuk buletin harian, dan edisi online mingguan PRWeek, email mingguan yang mencakup beberapa fitur dan wawasan khusus untuk profesional PR.
(oleh Irianty, praktisi Public Relations – IndoneisaPR.id; referensi dari berbagai sumber)